Тамара Мухина

Шпаргалка для начинающих

Позитивной тенденцией в организации работы библиотек Республики Карелия, обслуживающих детей и юношество, стало использование проектных технологий. Благодаря проектной деятельности, помимо улучшения финансового состояния библиотек, усиливается их роль в местном сообществе, улучшается качество услуг, предоставляемых молодым читателям, библиотеки приобретают “изюминку”, свой имидж, появляются новые перспективы в работе. Однако, каждый раз приступая к работе над проектом, библиотекари оказываются перед множеством вопросов о том, как его писать.

Настоящее пособие включает общие правила и рекомендации написания проектных заявок. Оно предназначено для всех: как для желающих написать заявку на грант, так и для тех, кто только делает первые шаги в проектной деятельности, думает, как спланировать свой первый проект. Когда мы писали свои первые заявки, то мечтали иметь под рукой такую шпаргалку. Надеемся, что настоящее пособие облегчит труд наших коллег и поможет успешно спланировать проект и написать заявку на грант. Желаем вам успеха!

Основные понятия:

Грант (англ. grant – дар, дотация, субсидия; от лат. gratis – безвозмездно, даром) – безвозмездная благотворительная помощь для реализации конкретного проекта.

Грантодатель (донор, спонсор) – частные лица или организации, фонды, рассматривающие заявки на грант и предоставляющие гранты.

Заявка – письменное обращение с просьбой о выделении гранта.

Заявители – частные лица или организации, подающие заявки на грант.

Проект – это последовательность шагов по эффективной реализации задуманной идеи в конкретные сроки с привлечением оптимальных средств и ресурсов.

ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Проект – это нерутинная, неповторяющаяся, уникальная деятельность с определённым сроком, бюджетом, механизмом реализации.

Основные черты, отличающие его от другой деятельности (программы, мероприятия):

• всегда направлен на решение проблемы, в которой оказались целевые группы, реальные и потенциальные пользователи, общественность;

• имеет чёткие сроки начала и окончания работ;

• имеет специально выделенные для осуществления проекта ресурсы;

• имеет предсказуемые, определяемые до начала работ количественные и качественные результаты;

• для исполнения проекта всегда есть квалифицированная и сплочённая команда.

• Можете ли вы участвовать в конкретном конкурсе/программе конкретного фонда? Приемлемы ли для вас их условия и соответствуете ли вы им?

• Соответствует ли ваш проект критериям оценки доноров?

• Какими преимуществами обладает ваш проект?

• Готовы ли вы заниматься проектом (проводить мероприятия, вести отчётность и др.) помимо ежедневной основной деятельности.

• Продумайте сразу, как вы с наименьшими временными и нервными затратами будете управлять проектом.

ЯСНОСТЬ. Ясно и кратко сформулируйте проблему, ссылаясь на статистические данные и опираясь на свой опыт. Простым языком предложите способ решения поставленной вами проблемы.

Избегайте!

• чересчур сложных грамматических конструкций и ни о чём не говорящих слов и словосочетаний;

• длинных сложноподчинённых предложений, при чтении которых теряется смысл написанного;

• сослагательных наклонений и перегруженности терминологией;

• узкопрофессионального жаргона, а также “красивых” фраз, которые не содержат конкретной информации, например: “сохранение фондов как средства передачи интеллектуального наследия прошлого и настоящего будущим поколениям”, “поддержка формирования информационной культуры через созданный в проекте веб-сайт”.

Исключите!

• негативные предложения с частицей “не”;

• жаргонные слова и малоизвестные сокращения, даже если это профессиональный язык.

Используйте!

• третье лицо в написании проекта;

• позитивный и конструктивный стиль (“уверены” вместо слова “кажется”, “преодоление проблемы” вместо слов “борьба с проблемой”);

• слова и фразы, которые покажут равенство ваших со спонсором взаимоотношений. Всячески привлекайте внимание спонсора к тому, что вы рассматриваете грант не как дар, а как своего рода инвестиции в будущее.

ТОЧНОСТЬ. Будьте точны в употреблении терминологии и понятий, трижды проверьте все цифры в вашем проекте, обратите внимание на аккуратность в оформлении и точность в сведениях о вашей организации.

УБЕДИТЕЛЬНОСТЬ. Ссылайтесь на статистические данные как убедительный аргумент, а также добавьте письма поддержки от партнёров, от граждан, от власти. Можно приложить дополнительные материалы о вашей деятельности или подтверждающие необходимость вашего проекта.

ОФОРМЛЕНИЕ

Титульный лист

Титульный лист служит визитной карточкой вашего проекта. На этой странице должна содержаться вся необходимая для донора первичная информация. Часто фонды сами задают форму титульного листа. В этом случае вы просто должны аккуратно заполнить бланк. Название проекта должно быть броским и кратким, например: “Информ-экспресс”, “Семейное чтение от А до Я”, “Выездной информационный марафон “В будущее без наркотиков””.

Краткая аннотация

Аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум страницу. Это одна из важнейших частей заявки. Большинство экспертов вначале читают лишь аннотацию и, если она нравится, переходят к чтению полной заявки. Аннотация включает одно–два предложения, отвечающие на вопросы:

• кто будет выполнять проект;

• кому и почему нужен этот проект;

• что получится в результате;

• как проект будет выполняться;

• сколько потребуется денег.

Структура описания проекта

• Введение.

• Основная часть с подпунктами и бюджетной частью.

• Заключение.

Введение

Опишите, какую организацию вы представляете и в какой области она работает. Объясните в общих чертах изменения, которые произойдут в результате выполнения проекта в организации или в группе, на которую проект нацелен, и как они отразятся на жизни сообщества.

Основная часть

Постановка и обоснование проблемы проекта

Изложите проблему, используя количественные и качественные показатели. Именно здесь будет видна необходимость проекта.

Необходимо показать, как и почему возникает проблема (или потребность) целевой аудитории и почему именно ваша организация сможет её решить. В постановке проблемы (определении потребности) нужно опираться на конкретные данные, цифры, факты. Постановка проблемы должна сочетать сбалансированные интересы целевой группы и организации, реализующей проект.

Цель и задачи

Поставьте цель и определите задачи проекта.

ЦЕЛЬ – утверждение, демонстрирующее тип проблемы и заявляющее о необходимости её решения.

Словарь определяет цель как “предмет стремления”. Смысл постановки цели состоит в том, чтобы определить, что является предметом вашего стремления (желаемая ситуация в будущем), с тем чтобы затем выработать план мероприятий для его достижения. Этот процесс носит название целевого планирования. Ясность целей позволяет чётко определить конечную задачу для всей деятельности в рамках программы, а также провести оценку осуществления проекта.

Чётко сформулированная цель подразумевает ответ на вопрос: что вы хотите получить в итоге? И эта цель должна быть конкретна, достижима и измерима.

Например: “Обучение библиотечных специалистов новым методам работы”.

Но не: “Воспитание патриотизма у детей 5-6-х классов”, ибо, во-первых, это процесс бесконечный, а во-вторых – нельзя измерить или увидеть результат.

ЗАДАЧИ – конкретные, поддающиеся измерению шаги по достижению цели. Они определяют ваши действия.

При анализе проектных задач важно учитывать, насколько они адекватны выбранным для их решения методам с экономической и организационной точки зрения. Не потребует ли ваша работа огромных дополнительных затрат (финансовых, временных, интеллектуальных)? Достаточно ли имеющихся ресурсов для реализации идеи (квалифицированный персонал, время, оборудование)? Не станет ли предлагаемый проект непосильным бременем для организации? Существуют ли альтернативные варианты решения проблемы?

Задачи проекта всегда связаны с поставленной проблемой и указывают на промежуточные и итоговые результаты проекта.

Задачи проекта (обычно не более двух-трёх) должны быть направлены на достижение определённых результатов (здесь уместны глагольные формы: создать, объединить, изменить, улучшить). За задачами всегда стоят ожидаемые результаты. Поэтому при постановке задач важно учитывать и планировать количественные и/или качественные изменения ситуации.

Например: “В результате обучения библиотечных специалистов новым методам работы доступ к новым бесплатным услугам получат 100 новых читателей”.

В больших проектах лучше чётко формулировать и даже нумеровать задачи, что облегчит их восприятие.

Деятельность. Методы. Этапы

Своими задачами вы показали грантодателю, чего вы добьётесь в своём проекте. Теперь поясните, как вы будете это делать, какие методы / способы реализации проекта вы будете использовать. Выбор оптимального метода осуществления проекта будет зависеть от многих факторов, в том числе от опыта организации, достаточности ресурсов, потребностей целевой аудитории, стратегии развития библиотеки. Вы можете представить этот раздел в виде таблицы и/или календарного плана.

Что и как. Детальное описание того, что будет делаться в проекте с момента его начала до самого конца. Вся ваша деятельность должна полностью соответствовать задачам, которые вы поставили.

Когда. Опишите порядок и время исполнения ваших мероприятий. Возможно, имеет смысл представить календарный план ваших мероприятий, что ответит на вопрос “когда?” и будет вспомогательным материалом для краткого описания проекта.

Почему. Возможно, вам придётся обосновать ваши методы, тем более если они новы или малоизвестны. Почему запланированная вами деятельность приведёт к ожидаемым результатам? Вы можете отвечать на эти вопросы разными способами, в том числе и пользуясь экспертными оценками
и/или примерами из других успешно закончившихся проектов.

Методы проекта отражают тип работы, которая будет предпринята по проекту (организовать конференцию, провести семинар, подготовить к изданию, опубликовать, распространить информацию). За методами стоит механизм осуществления идеи и оптимизация работ по проекту.

Основные мероприятия (этапы) представляют собой краткое изложение того, что должно быть сделано в рамках проекта для достижения его целей. При подготовке перечня планирующим проект необходимо знать следующее:

• имеющиеся в наличии и требуемые ресурсы;

• каким образом каждое мероприятие будет способствовать достижению целей проекта;

• временные рамки проекта.

Ресурсы, используемые в проекте

А) Коллектив

Опишите тех, кто будет работать в проекте, и какой участок работы по проекту каждому будет отведён. Представьте квалификацию каждого из ключевых исполнителей проекта (это можно вынести в приложение к проекту).

Б) Помещения

Если необходимо, опишите, на какой базе будет осуществляться проект географически, кто эту базу предоставит и на каких условиях.

В) Оборудование

Опишите отдельно имеющееся и необходимое для осуществления проекта оборудование и как оно будет использоваться в проекте.

Методы оценки проекта

Часто начинающие заявители совершенно искренне недоумевают и задают вопрос: “А как же мы можем сегодня точно знать, какие в проекте получатся результаты? Наша жизнь настолько нестабильна, что многое может случиться...”

Но характерной особенностью проектной деятельности является вполне прагматичный просчёт затрат и ожидаемых результатов. Результаты должны быть ясны до начала работ по проекту.

Существует два вида оценки:

1) оценка результатов проекта (продукта, услуги, программы); в этом случае важно планировать количественный и качественный анализ достижимости поставленных задач;

2) оценка процесса реализации проекта (особенностей осуществления проекта, стиля работы проектной команды, степени отклонения от задуманного плана работ).

Планируя оценку результативности проекта, важно:

1. Ещё раз проанализировать задачи проекта.

2. Выявить целевую аудиторию проекта (исполнители и участники) и учесть их мнения и пожелания.

3. Определиться с тем, что будет доминировать в оценке – процесс или результат.

4. Знать, нужно ли привлекать “посторонних” экспертов.

5. Решить, следует ли делать сравнительный анализ затрат и результатов в данном проекте.

6. Уточнить, каким образом будут собраны необходимые для оценки проекта факты, данные, мнения.

7. Выбрать методы анализа (статистический, интервью, анкетирование).

8. Определить форму, в которой будут подготовлены и распространены результаты экспертизы (отчёт, брошюра, конференция).

Оценка должна быть постоянной, систематической и включена в проект. Это показывает, что вы реально подходите к выполнению своих задач и знаете, чем они завершаются и каков их результат. Оценка – ещё и удобный инструмент управления проектом. Более того, это поможет вам улучшить управление ежедневной деятельностью вашей организации и научить других, как управлять проектами.

Любая из вышеуказанных оценок может пригодиться вам. А определят метод оценки тип вашего проекта и его цели/задачи. Для любого из типов вам необходимо определиться с тем, как вы будете собирать необходимую для оценки информацию и как её обрабатывать. Вы должны определиться и с тем, в каком виде вы будете представлять оценку и её результаты, а также кому будут адресованы эта оценка и её результаты.

Бюджет

Бюджет проекта – один из самых важных документов, который позволяет оценить возможности финансирования проекта. Кроме того, бюджет даёт возможность определить реалистичность поставленных в проекте методов и задач. Наконец, бюджет многое может рассказать о стиле управления персоналом, принятом в организации.

Бюджет проекта – это смета предполагаемых целевых расходов, необходимых для осуществления проекта. Следует учесть, что бюджет в заявке на грант – логическое продолжение проекта, его финансовое обоснование.

Приступая к подготовке бюджета проекта, требуется определить все возможные траты и расходы, выделить первоочередные и самые необходимые.

Большинство проектов должны содержать таблицы, в которых расходы сгруппированы по видам/категориям. Все существенные затраты должны быть разбиты на подпункты, мелкие же могут быть сведены в одну линию. Вы можете разделить свой бюджет на зарплату и прочие расходы, которые, в свою очередь, можете разбить на транспортные расходы и оборудование и т.д. – всё зависит от требований спонсора и содержания вашего проекта. Зарплату можно разбить на оплату труда постоянных сотрудников проекта и зарплату приглашённых экспертов; затраты, не связанные с оплатой труда, как правило, делятся на оборудование, транспортные расходы, административные и прочие прямые расходы. Каждая строка должна сопровождаться расчётной цифрой.

Информация об организации

Обычно такой информацией завершают описание. Не поддавайтесь искушению поместить её в начало документа, сначала изложите всё, что доказывает необходимость решения поставленной проблемы, а уж затем покажите, что вы и ваша организация в состоянии её решить. Не надо много говорить об организации, можно просто приложить свой проспект или брошюру, или другой информационный материал. Подготовьте текст не более чем на две страницы, в котором расскажите об истории, опыте, основном виде деятельности организации и как он соответствует предлагаемому вами проекту.

Если у вас большая и разнопрофильная организация, не описывайте всё, чем вы занимаетесь, укажите лишь те виды деятельности, что соответствуют теме проекта. Если считаете необходимым, укажите, по каким критериям вы отбираете своих сотрудников, их общее число и квалификацию. Пусть экспертиза почувствует, что у вас серьёзный и сплочённый коллектив. Не всегда необходимо давать полный списочный состав вашей организации, но в некоторых случаях это может иметь смысл. Если в организации работают добровольцы, обязательно об этом напишите, укажите, сколько их, чем они занимаются. Это особенно важно, если проект пишет некоммерческая организация. Если вы оказываете услуги населению, то расскажите об этом и обязательно упомяните, делается это бесплатно или за плату. Опишите свою аудиторию или круг своих пользователей, проблемы, с которыми ваши пользователи сталкиваются, и как они их решают с вашей помощью. Если есть какие-то яркие примеры тому, упомяните о них.

Заключение

Как всякий логичный документ, каждый проект должен обязательно заканчиваться заключением. Хорошо бы здесь упомянуть о судьбе проекта после его завершения. Можете включить сюда несколько мыслей, наталкивающих грантодателя на мысль о продолжении финансирования вашего проекта. Опишите способы продолжения функционирования проекта после окончания его финансирования по гранту. В этом месте также хорошо бы ещё раз напомнить, что ваш проект чрезвычайно важен и что ваша организация хочет и может его выполнить. Не бойтесь добавить сюда немного эмоций для пущего убеждения в необходимости поддержать проект.

Приложения

Не прикладывайте материалы, которые не требуются. Для проектов без ограничения количества приложений тщательно отберите минимально необходимый набор приложений: подтверждение статуса организации, брошюра или буклет об организации, пресс-релизы, статьи в прессе и специальных изданиях, имеющие отношение к теме проекта, годовой отчёт, результаты аудита, статистический отчёт, свидетельствующий о том, что проблема, которую вы поставили, действительно имеет место. Поместите в приложение письма поддержки, договоры, подтверждающие исполнение проекта (аренда помещения, поставки материалов и т.п.), договоры субподряда на исполнение предусмотренных в проекте мероприятий и/или о совместной деятельности, доказательства софинансирования из других источников, комментарии к бюджету, резюме всех сотрудников проекта, примерные планы семинаров или конференций, примерные анкеты для оценки результативности проекта и календарный план проекта.

Для проектов объёмом более пяти страниц лучше прилагать оглавление. Все страницы в таком случае должны быть пронумерованы, в том числе приложение.

БИБЛИОГРАФИЯ

http://osi.amursu.ru/docs/g.doc

http://rsco.narod.ru/metodik.htm

http://www.prpc.ru/met_nko/write.shtml

http://www.bgunb.ru/bgunb/professional/bgb/2004/3/article6.asp

http://www.ecolife.org.ua/education/apress/money/gl3.php

Ведомственная целевая программа “Молодёжь Карелии” на 2009-2011 годы [Электронный ресурс] // Карелия официальная : официальный портал органов государственной власти Республики Карелия. – Режим доступа : http://gov.karelia.ru/gov/Legislation/docs/2008/10/128_2.doc (24.02.2009).

Как написать и получить грант : подготовка проектных заявок [Электронный ресурс] // Институт “Открытое общество” фонда Сороса – Россия : [сайт]. - Краснодар, 2001. – Режим доступа : http://osi.amursu.ru/docs/g.doc (24.02.2009).

Методика составления заявки и проекта для получения гранта [Электронный ресурс] / под редакцией д-ра экон. наук Н. Латипова // Универсальный поисковик : [сайт]. – Режим доступа : http://rsco.narod.ru/metodik.htm ( 24.02.2009).

Составление заявки на грант : методическое пособие для некоммерческих организаций [Электронный ресурс] // Пермский региональный правозащитный центр : [сайт]. – Режим доступа : http://www.prpc.ru/met_nko/write.shtml ( 24.02.2009).

Кислицына Г. И. Прежде чем писать заявку на грант…[Электронный ресурс] / Г. И. Кислицына // Белгородская государственная универсальная научная библиотека : [сайт]. – Режим доступа : http://www.bgunb.ru/bgunb/professional/bgb/2004/3/article6.asp (5.03.2009).

Как просить деньги [Электронный ресурс] // Общественный экологический Internet-проект EcoLife : [сайт]. – Режим доступа : http://www.ecolife.org.ua/education/apress/money/intro.php (5.03.2009).