Формирование отчётов

После внесения данных по книжному фонду и начала выполнения каких-либо операций могут быть сформированы отчёты, раскрывающие движение фонда. С помощью меню «Отчёты» автоматически формируются разнообразные аналитические и статистические отчёты. Основа для их создания – данные, введённые с помощью документов. Так, на основе Актов поступления и выбытия можно автоматически сформировать следующие отчёты:

• КСУ библиотечного фонда.

• Ведомость проверки фонда.

• Статистический отчёт за определённый период.

• Поступление и выбытие.

• Журнал учётных карточек.

• Книги в учебном процессе.

• КСУ библиотечного фонда школьных учебников.

• Инвентарная книга.

Отчёты могут быть сформированы произвольно за любой период и в любой момент.

КСУ библиотечного фонда

Главный отчёт – это Книга суммарного учёта библиотечного фонда. В КСУ учёт ведётся групповым способом, что позволяет принять во внимание общее количество поступивших, выбывших и находящихся на учёте в библиотеке изданий. Отчёт «Книга суммарного учёта» формирует для просмотра и печати учётную форму «Книга суммарного учёта».

Для формирования отчёта выберите в меню «Отчёты» «КСУ библиотечного фонда» и задайте период, за который хотите получить отчёт. В результате вы получите автоматически сформированную таблицу, которая учитывает поступление изданий в фонд, выбытие из фонда и представляет итоги учёта движения фонда за выбранный вами период (рис. 23).

Рис. 23. Отчёт «КСУ библиотечного фонда»

Ведомость проверки фонда

Отчёт предназначен для проведения регламентных проверок состояния фонда. Отображает информацию по количеству книг (документов) в библиотечном фонде, выданных читателям и находящихся на полках. Для отчёта можно отобрать информацию по конкретным изданиям, а также по произвольному списку изданий. Возможен отбор по любому набору назначений литературы и по любому варианту метода учёта (рис. 24).

Рис. 24. Отчёт «Ведомость проверки фонда»

Ведомость учитывает и отображает шифр хранения издания, количество экземпляров, состоящих на учёте, находящихся на руках и доступных, а также отметки о проверке (рис. 25).

Рис. 25. Форма полученной «Ведомости проверки фонда»

Рис. 26. Формирование статистического отчёта

Статистический отчёт
за определённый период деятельности библиотеки

Статистический отчёт (рис. 26) позволяет сформировать печатную форму отчёта библиотеки и создать в указанном каталоге файл в формате Excel для передачи в управление образования. Заголовок файла содержит часть наименования школы и ИНН. Файл в формате Excel может быть использован для последующей автоматизированной обработки (рис. 27).

Рис. 27. Сформированный статистический отчёт

Поступление и выбытие

Отчёт «Поступление и выбытие» служит для оперативного контроля за изменениями в составе библиотечного фонда: для просмотра и печати выводятся данные о поступившем или выбывшем издании, его цене и количестве экземпляров. Может быть сформирован с учётом конкретного издания, по произвольному списку изданий, по любому набору назначений литературы и по любому варианту метода учёта (рис. 28, 29). Вариант отчёта – «Поступление» или «Выбытие» – выбирается с помощью переключателя (нужно поместить точку напротив нужного метода учёта).

Рис. 28. Форма для задания параметров отчёта

Рис. 29. Сформированный отчёт поступления документов в фонд

Журнал учётных карточек

Отчёт предназначен для отображения информации по учёту книг (документов) в библиотечном фонде. В отчёт можно отобрать информацию по конкретным изданиям, издательствам, авторам, а также по произвольному списку изданий, издательств, авторов и по принадлежности издания федеральному или региональному перечню (множественный фильтр). Также возможен отбор по любому набору назначений литературы – Учебная школьная, Художественная, Научная, Учебная высшая, Периодика – и по любому варианту метода учёта (рис. 30, 31).

Рис. 30. Формирование параметров запроса отчёта по учётным карточкам

Рис. 31. Сформированный Журнал учётных карточек по параметрам запроса

Книги в учебном процессе

Отчёт предназначен для контроля методистом или библиотекарем наличия в фонде учебных пособий или других материалов, рекомендованных для занятий по предметам или для тематических занятий. В зависимости от значения переключателя, фигурирующего в форме, отбор может производиться по одному или нескольким предметам или урокам (рис. 32), а также по выбранному набору изданий. Отчёт отображает информацию по количеству в библиотечном фонде книг, выданных читателям, и книг, находящихся на полках (рис. 33).

Рис. 32. Формирование параметров запроса отчёта

Рис. 33. Отчёт «Книги по предметам»

В отчёт можно отобрать информацию по конкретным изданиям, а также по произвольному списку изданий.

КСУ библиотечного фонда школьных учебников

Отчёт предназначен для формирования простой формы «Книги суммарного учёта учебников и других изданий фонда», имеющих назначение «Учебная школьная» (рис. 34). В отношении структуры информации отчёт имеет те же разделы, что и отчёт КСУ: Поступление, Выбытие и Итоги (рис. 35).

Рис. 34. Формирование периода запроса

Рис. 35. Сформированный отчёт по КСУ учебников за период запроса

Инвентарная книга

Отчёт «Инвентарная книга» служит для индивидуального учёта каждого экземпляра библиотечного фонда. Строки отчёта упорядочены по записям Книги суммарного учёта (рис. 36).

Рис. 36. Сформированный отчёт «Инвентарная книга» за определённый период

Следует иметь в виду, что в данный отчёт попадают только издания, имеющие «инвентарный» тип учёта.