Комплектование и книгообеспеченность

Комплектование фонда можно определить как систему мероприятий по реализации чётко ориентированной модели/профиля создания и специализации конкретного фонда библиотеки. Именно в таком качестве комплектование способно обеспечить библиотеке выполнение всех её важнейших общественных функций.

Вся деятельность школьной библиотеки нацелена на обеспечение учебного процесса школы необходимыми материалами. Это – учебники, учебные пособия, в том числе и электронные, аудио- и видеоиздания, учебно-методические материалы, художественная, научно-популярная литература, периодические издания и многое другое.

В АИБС «1С:Школьная библиотека» задачи обеспечения образовательного процесса учебными материалами решены методами, аналогичными методам работы традиционной библиотеки. Сюда относятся:

• подбор рекомендованной литературы для изучения предметов и дисциплин;

• создание комплектов учебников для каждого класса.

Используются справочники «Книги в учебном процессе /Предметы и учебники».

Начинать работу рекомендуется с формирования списка предметов и дисциплин.

Данный список создаётся с помощью иерархического справочника конфигурации «Предметы – новый» (рис. 37).

Рис. 37. Справочник «Предметы»

Допустим, предмет «Математика» включает такие дисциплины, как «Алгебра», «Геометрия», «Информатика», «Математика» и т.д¹. Для каждой дисциплины в справочнике «Учебники по предмету:…» путём подбора из «Каталога изданий» формируется общий перечень всех учебных пособий, предназначенных для её изучения (рис. 38).

Рис. 38. Предметы и учебники по ним

Сформированные таким образом общие списки для всех дисциплин не только формируют таблицу «Книгообеспеченность школы», но и, составляя основу комплектов, позволяют в дальнейшем упростить подбор литературы для выдачи классному руководителю на весь класс.

Кроме формирования наборов литературы по предметам и дисциплинам, имеется аналогичная возможность подготовки комплектов по тематическим урокам (внеурочным мероприятиям), проводящимся как в школе, так и в самой библиотеке. Данные операции осуществляются в справочниках «Уроки» и «Учебники по уроку» (рис. 39). Алгоритм создания наборов для тематических уроков аналогичен порядку формирования наборов для предметов и дисциплин.

Рис. 39. Справочник «Уроки» и подобранные учебники к уроку

Вся информация о сформированных комплектах учебной литературы отображается в таблице обработки «Книгообеспеченность школы» и отчёте «Книги в учебном процессе». Используя настроечные элементы данного отчёта, можно произвести комплексную оценку обеспеченности учебного процесса необходимой литературой, они дают возможность принимать обоснованные решения о необходимости перераспределения (в том числе замены одного наименования учебника на другое) литературы по классам и дисциплинам, а также пополнения фонда.

Оформление заказа на издания

Используется обработка «Документы».

Оформление заказа происходит следующим образом. В главном меню выбираете «Документы/Заказ на книги». Вы можете заказать любое издание из списка (каталога изданий, см. рис. 40) или в появившемся списочном окне создать новую запись, сохранить и вставить её в заказ. Посмотреть заказанные издания можно в меню «Журналы/ Журнал заказа книг»: следует дважды щёлкнуть появившееся краткое описание заказа, после чего появится подробная запись, которую можно распечатать в предлагаемой печатной форме (рис. 41).

Рис. 40. Заказ на книги

Рис. 41. Печатная форма заказа на книги

Работа со справочником издательств и книготорговых организаций

Для ведения и хранения списка издательств используется справочник «Издательства». Создать запись нового издательства можно только с помощью справочника «Организации» (рис. 42). После того как новая запись в справочнике «Организации» будет создана, её необходимо внести в справочник «Издательства»: нужно «кликнуть» создание новой записи и выбрать нужное издательство из «выпадающего» списка.

Рис. 42. Технология использования справочников «Издательства» и «Организации»

Новая запись об издательстве создаётся в специальной форме. Например, на рис. 43 показано, как внести данные об отсутствующем в справочнике издательстве «Борей».

Рис. 43. Создание новой записи издательства

Расчёт книгообеспеченности

Книгообеспеченность – это определение числа экземпляров книг, отобранных по разным критериям, в расчёте на одного обучающегося.

На основе списка отобранной литературы в конфигурации заполняется таблица обработки «Книгообеспеченность школы» (рис. 44), где отражается перечень изданий с указанием их количества в фонде (по результатам учёта) и классов с указанием численности учеников в них. В таблице осуществляется окончательный выбор изданий, входящих в состав комплекта по предметам для каждого конкретного класса (каждый раз делается двойной щелчок по ячейке пересечения строки выбранного издания и колонки класса).

Рис. 44. Заполнение таблицы книгообеспеченности

Напомним, что численность класса отображаемая в таблице, соответствует количеству учащихся, указанных в справочнике «Классы и параллели», и не связана с данными справочника «Читатели». Таким образом, при расчёте книгообеспеченности учитывается плановая, а не фактическая численность учащихся школы.

Для расчёта книгообеспеченности следует открыть форму «Обработки/ Книгообеспеченность школы» и далее:

• выбрать предмет и класс (при помощи мыши);

• заполнить таблицу (кнопка «Заполнить»);

• на пересечении строк и колонок «Учебник / Класс» двойным щелчком мыши вызвать диалоговое окно, в котором надо указать количество изданий, необходимых для данного класса, после чего щёлкнуть «ОК».

Если учебников для выбранных классов в фонде достаточно, ячейка будет окрашена в зеленый цвет, а если учебников не хватает – в красный. Система автоматически рассчитывает коэффициент книгообеспеченности, отображающийся в колонке «Обеспеченность».

На основании автоматического расчёта таблицы можно оформить заказ недостающей литературы (рис. 45).

Рис. 45. Запись и оформление заказа

Когда сформированный школой заказ выполнен, получен (оформлен Актом поступления) и учтён (произведена постановка экземпляров на учёт), то количество учебников в фонде становится равным или превышающим численность учащихся, для которых они были заказаны. В соответствии с автоматически обновлёнными данными система пересчитает коэффициент книгообеспеченности, после чего цвет ячейки для данного документа в таблице изменится с красного на зелёный.

Важно!

Заказ может формироваться для печати на бумажном носителе и в электронном виде для дальнейшего экспорта в базы данных муниципального и регионального уровней. Сформированные в таблице «Книгообеспеченность школы» консолидированные данные могут быть экспортированы также в адрес организаций, обеспечивающих школы учебными пособиями с помощью электронной почты, FTP-сервера или другого электронного носителя.

¹ Группировка дисциплин в нашем примере носит иллюстративный характер.