Подробности

Мне милый подарил...

Методика оформления книг, принятых в дар. Часть вторая

Остановимся на технологии оформления даров более подробно:

1. Составляется акт о приеме документов в библиотеку по форме приложения № 1 к приказу Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений от 24.08.2000 № 2488»

Форма акта о приеме документов в библиотеку

Акт № ____

Настоящий акт составлен «__» ________ 200___г.

(фамилии, имена, отчества лиц, участвующих в составлении акта)

о приеме в библиотеку __________________________________________

(вид документа и от кого получено)

в количестве _________ экземпляров на общую сумму ________________

(повторить сумму прописью)

Список книг (или других документов) прилагается.

Подписи _________________________

(руководителя)

_________________________________

(сотрудника)

_________________________________

(лица, сдавшего книги или другие документы)

Список книг или других документов к акту № ______*

* При небольшом количестве принимаемых книг (других документов) перечень включается в текст самого акта.

Обращаем внимание методистов и библиотекарей на то, что существуют определенные правила записи книг в актах. При записи книги одного автора указывают его фамилию; записывая книгу двух авторов, указывают фамилии первого и второго; книги трех авторов вносят в акт под фамилией первого соавтора, добавляя к ним слова «и др.». Книги четырех, пяти и более авторов, а также изданные без указания автора записываются под заглавием. В длинном заглавии можно сокращать отдельные слова или отбрасывать окончания. При этом надо соблюдать правило: сокращенные слова должны легко расшифровываться при чтении.

2. Производится запись в первой части книги суммарного учета о приеме документов по акту №___.

3. Производится запись в инвентарную книгу каждого документа, если они подлежат записи (утверждено приказом № 2488 Минобразования РФ).

Правила записи изданий те же, что и при подготовке актов (см. образец листа инвентарной книги).

4. Если книга представляет особую ценность, необходимо ее зафиксировать в картотеке особо ценных изданий для лучшего контроля.

Дары могут содержать не только книги, но и брошюры и журналы, редко –газеты с особо ценными материалами. Для оформления акта поступления в фонд их следует подобрать отдельно от книг. Это издания временного характера.

К изданиям временного хранения, не подлежащим записи в инвентарную книгу, согласно методическим рекомендациям приказа № 2488 относятся:

Брошюры (объем – до 48 с.); листовки (объем до 4 с.); календари; плакаты; методические разработки; программы; учебные материалы.

Обращаем внимание методистов и библиотекарей на оформление детских красочных книг в твердых переплетах объемом меньше 48 страниц. Цены на такие издания, как правило, достаточно высокие, и поэтому их нельзя считать брошюрами. Они оформляются с занесением в инвентарную книгу.

В настоящее время распространено получение библиотекой в дар подписки какого-либо популярного журнала, например «Техника – молодежи» или «Юный художник». Нам известны школьные библиотеки, которые за неимением подписки все же имеют фонд периодических изданий за счет хорошо организованной работы с дарами – журналами.

Технология оформления даров временного хранения более простая:

1. Составляется акт по форме (согласно приложению 1 к приказу № 2488):

Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку

Акт № ___________

Настоящий акт составлен «______» ______________ 200_____г.

(фамилии, имена, отчества, должности лиц,

участвующих в составлении акта)

в том, что за 200___г.

в________________________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

поступило ______________ экземпляров журналов, комплектов газет.

(ненужное зачеркнуть)

Подписи:

2. В первой части книги суммарного учета записывается в графу «Документы, не принятые на баланс», без стоимости.

Зачастую библиотекари никак не оформляют дареные журналы, особенно если это совсем разрозненные номера, даже не штемпелюют, просто кладут в читальном зале на столы для просмотра. Безусловно, в этом есть свой резон. Однако целые подшивки рекомендуем все же актировать, тогда вы сможете в отчете документально подтвердить работу с читателями по добровольному пополнению фонда.

Ольга Козлова,
старший научный сотрудник
научно-методического отдела ГНПБ им. К.Д.Ушинского

Образец листа инвентарной книги