Народное собрание мудрецов

Деловые встречи: подготовка и проведение

Продолжаем публикацию статей на тему «Формы и приемы труда методистов» для специалистов с небольшим стажем работы

Давайте обсудим

Современные библиотекари в неоплатном долгу у своих дальних предков, населявших в Древней Руси северные земли. Именно тогда мудрые новгородцы, псковитяне и другие славяне, понимая толк в коллективном обсуждении общественных дел, изобрели народные собрания, вошедшие в историю под названием вече.

Развиваясь в веках, адаптируясь к ним и дифференцируясь, вече дожило до наших дней, став системой деловых профессиональных встреч, в том числе и библиотечных. Это собрания, совещания, семинары, курсы, научные и научно-практические конференции, круглые столы, деловые игры (далее для краткости в тексте употребляется обобщающий термин «встреча»).

Готовят и проводят деловые встречи специалисты высшей квалификации. И как показывает богатейший многолетний опыт методической работы, наилучших результатов достигают те из них, которые:

1) руководствуются заботой об аудитории, собранной на встречу;

2) умеют обеспечивать систематичность и планомерность деловых, профессиональных встреч, отслеживать их результативность и на этой основе проводить очередные мероприятия;

3) составляют перспективный план действий, сориентированных на коллективный анализ самых насущных проблем, настраивающих участников встречи на активное и творческое участие в обсуждении указанных проблем и выработку конкретных жизненных рекомендаций;

4) обеспечивают четкое деловое проведение заседаний, заботу о комфортных рабочих и бытовых условиях.

Организация семинаров и прочих деловых библиотечных встреч – дело хлопотное, трудоемкое, недешевое, но необходимое. Поэтому устраивать встречи рекомендуется лишь тогда, когда методическому центру и соответствующему управленческому органу есть что сказать школьным библиотекарям, когда накопились неотложные сложные вопросы, требующие совместного обсуждения и принятия мер по реализации рекомендаций.

Приказ

Каждая из названных позиций по-своему важна. Однако только в совокупности их исполнение обеспечивает успех дела. И как показывает практика, эффективнее те встречи, которые регламентированы соответствующим приказом по министерству, комитету, управлению, отделу, школе. В приказах фиксируются характер, цели и задачи конкретной встречи, наименование проблемы, права и ответственность долж-ностных лиц, участвующих во встрече, а также ее сроки, место и состав участников и организационной группы, план ее действий и, наконец, материально-техническое и финансовое обеспечение. Контроль за выполнением приказа – прерогатива председателя орггруппы. Конечно, не все встречи проводятся строго по приказу. На уровне района, отдела, школы проведение мероприятия происходит по упрощенной схеме. Однако руководство должно быть информировано о сроках, программе и участниках встречи.

Программа

Справившись с организационно-правовыми и финансовыми вопросами, пора подумать о главном – содержательных аспектах встречи школьных библиотекарей, четко представить, что мы намерены им дать. Иначе говоря, требуется концепция встречи, или, проще, программа – документ, в котором полагается соотнести задачи с реальностью и на этой основе предложить участникам встречи конкретный план решения актуальных проблем или даже перестройки работы школьной библиотеки на определенном участке.

В зависимости от условий и конкретных возможностей методистов выбирается вариант программы. В прошлом оптимальной считалась трехдневная встреча. В ее рамках логично выстраивалась примерно такая, оправдавшая себя на практике повестка:

– официальный доклад или вступительное слово руководителя ведомства;

– профессиональный библиотечный доклад (или доклады);

– набор тематических сообщений и выступлений школьных библиотекарей;

– заключение (подведение итогов).

Предпочтительно, чтобы в трехдневном разговоре нашлось время для практических занятий в нескольких школьных учреждениях. При этом доминировать должны визуальное изучение и показ предмета занятий. Можно, скажем, под руководством опытного методиста разобрать механизм взаимодействия дирекции школы, учителей, библиотекаря по одному конкретному направлению работы, например по формированию информационной культуры учащихся.

Разумно для участников семинара, конференции и т.д. предусмотреть проведение силами специалистов (может быть, и приглашенных из других ведомств, учреждений, библиотек) консультаций, инструктажей по сложным хозяйственным, финансовым, правовым и прочим вопросам.

Случалось, что при составлении программ из них выпадал весьма существенный элемент – свободный обмен опытом и мнениями, реплики и вопросы из зала. А между тем вариант программы, включающей время для открытого обсуждения профессиональных, образовательных, нравственно-воспитательных проблем в работе школьных библиотек, может оказаться не только интересным, но и эффективным, насыщенным объективностью, местным школьным опытом и колоритом.

Надо не сковывать инициативу практиков, а, напротив, стимулировать ее самостоятельную, личную мысль и опыт, уважительно относиться к мнению каждого из них. И напротив, противопоказаны непререкаемость, официальщина, «накачка». Нужны конструктивная тональность, выявление разных точек зрения.

Внедряя демократизм, нельзя вместе с тем пустить дело на самотек, вообще отказаться от регламента, утвержденной программы, заранее составленных текстов докладов, консультаций, выступлений, проектов рекомендаций.

Итак, программа – утвержденный органами управления документ, раскрывающий содержание, цели, характер и порядок ведения библиотечного совещания, семинара и т.п., в котором обозначены темы, просчитано резервное время (до 30–40%) для свободных дискуссий, обмена опытом и практических занятий.

Процесс ведения встречи

Даже подготовив все заблаговременно, имея программу, ее материально-финансовое и персональное обеспечение, трудно предвосхитить ход и результаты встречи со школьными библиотекарями. Она может получиться эффективной или, наоборот, холостой, формальной. Вот почему организаторам каждой встречи следует непременно добиваться того, чтобы докладчики, лекторы, консультанты избегали прописных истин, схоластических пассажей, а излагали новые знания, обобщенный реальный опыт четко, внятно, аргументированно.

Школьные библиотекари вправе ждать таких компетентных теоретических выступлений, в которых конкретные советы подкрепляются исследовательскими обобщениями. А это означает, что организаторам встреч нужно тщательно подбирать докладчиков, знать заранее, кто из них творчески, теоретически и дидактически состоятелен, кому есть чем поделиться со школьными библиотекарями.

Особенно велика смысловая нагрузка заглавных докладов. Если в них есть богатство оригинальной информации, глубина и профессионализм анализа и обобщений, конструктивность рекомендаций, а также логичность структуры и яркость формы и стиля, то такой доклад школьный библиотекарь поймет и примет с благодарностью.

Реальное использование итогов коллективных встреч – венец труда

Как показывает многолетний опыт, итоги напряженного коллективного труда по проведению семинаров, конференций и т.п. остаются зачастую никем не востребованными и даже не замеченными. Это самое слабое звено в подготовке и проведении коллективных встреч библиотекарей, в том числе школьных.

Изменить столь печальную традицию трудно, но необходимо. Пора научиться уважать себя и свой огромный труд. И требуется здесь не так уж много.

Во-первых, не проводить зряшные, пустые встречи.

Во-вторых, принимать рекомендации и решения, которые по своему характеру выполнимы.

В-третьих, взять за правило, чтобы в каждой школьной библиотеке полезные ей умные рекомендации семинаров, совещаний и т.д. трансформировались в конкретные, живые дела. Целесообразно включать их в текущие и перспективные планы работы с указанием сроков и ответственных исполнителей и систематически способствовать их претворению в практику.

Если не сделать этого сразу после того как занавес совещания, семинара и т.д. опустится, одобренные коллективно рекомендации утратят практический смысл, останутся архивным набором расплывчатых пожеланий.

МЕТОДИЧЕСКИЙ ДЕНЬ

Подробности