Совместный проект с НПО «Информсистема»

Поиск документов

Поиск обеспечивается по всем элементам библиографического описания и их сочетаниям. Выход в режим поиска осуществляется из пункта меню Документ/Найти или нажатием значка на панели инструментов.

В системе реализованы (возможны для работы) три вида поиска (в виде многостраничной панели):

· Простой,

· Расширенный,

· Фиксированный,

· Фильтры.

В запросе участвуют одно или несколько полей базы данных, для которых были заранее построены словари.

Возможны два варианта:

Подзапросы, в которых отмечены эти три позиции (поле для поиска, терм поиска, условие поиска), попадают в запрос при нажатии кнопки Добавить. При наличии более, чем одного подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов (И/ИЛИ).

Тип записи по формату может быть следующим:

· Текстовый материал,

· Ноты печатные,

· Ноты рукописные,

· Музыкальная звукозапись,

· Немузыкальная звукозапись,

· Карты печатные,

· Карты рукописные,

· Файл,

· Двумерная графика,

· Трехмерные объекты,

· Манускрипт.

Библиографический уровень по формату определяется как:

· Статья (мон.) – статья из монографии,

· Статья (сер.) – статья из сериальных изданий,

· Монография,

· Подшивка,

· Периодика.

Осуществляя таким образом поиск, мы можем отбирать, например, только статьи (или только ноты и т.д).

Сначала выбираем словарь, внутри которого будем проводить поиск. Для этого смотрим список Внутренних словарей (словари заглавий, авторов, ключевых слов, полочных индексов и т.д.), построенных в базе данных. Этот список размещен в правом верхнем углу экрана.

Теперь выбираем термы (словосочетания для поиска). Список термов выбранного вами Словаря расположен в левой части экрана. Здесь вы можете увидеть таблицу, состоящую из двух колонок. Первая колонка – это сами термы, вторая колонка – это количество документов, содержащих данный терм. Информация, выводимая в окно списка термов, может быть отсортирована по колонкам. Для задания сортировки надо нажать левой клавишей мыши на заголовок колонки. При вторичном нажатии на заголовок колонки меняется направление сортировки (по возрастанию – по убыванию).

Справа внизу экрана находится список Отобранные термы. В этот список пользователь отбирает термы (словосочетания) из словарей, по которым он хочет осуществить поиск.

Поиск по выбранному словарю

Для этого надо в строке ввода (нижняя левая строка, расположенная под списком термов), ввести начальные буквы терма, который необходимо найти (начало словосочетания для поиска). На экран будут выдаваться значения словаря, которые по алфавиту больше или равны введенному. Если ввести первым символ ‘*’, то будет осуществляться контекстный поиск, т.е. будут выдаваться только те значения словаря, которые содержат внутри себя (а не в названии) введенный терм.

Теперь необходимо отобрать нужные термы из выведенного списка в список Отобранных термов. Отбирать термы можно из разных словарей. Отобрать терм можно двумя способами:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на терм в окне списка термов.

2. Нажать левой кнопкой мыши на нужный терм и, не отпуская кнопку, перетащить его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).

После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку Найти.

При выполнении поиска по словарям не учитываются установленные параметры фильтра и сортировки. Чтобы поиск происходил с учетом этих установок, необходимо после отбора всех термов нажать кнопку Поиск, после чего система переключится в режим Расширенного поиска с уже сформированным запросом. В расширенном поиске выполняется запрос с учетом установок в режимах Фильтр и Сортировка.

Сортировка

При формировании поисковых запросов предоставляется возможность задать параметры сортировки документов в отобранном подмножестве. Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска. При формировании новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются.

Групповая корректировка

Групповая корректировка позволяет редактировать все документы отобранного подмножества по отдельным полям. Команда Групповая корректировка выполняется из меню Правка. Осуществляя групповую корректировку, вы можете:

· заменить значение существующего поля на новое. Если значение поля в документе отсутствует, то можно добавить;

· заменить значение по контексту. «Значение1» меняется на «Значение2»;

· вставить в начало существующего поля текст, заданный в параметре «Значение1»;

· вставить в конец существующего поля текст, заданный в параметре «Значение1»;

· добавить новое подполе. Используется только для повторяемых подполей;

· удалить подполе, указанное в параметре «Код поля». В случае повторяемых подполей удаляются все подполя;

· перенести значение из подполя, заданного в параметре «Код поля1», в подполе, указанное в параметре «Код поля2»;

· внести в это поле произвольный скрипт или загрузить его из файла при нажатие кнопки «Загрузить...»

Описание операций групповой корректировки и дополнительную информацию см. настроечный файл «gredit.ini».

Режим Отчеты используется для формирования и печати всевозможных выходных форм – отчетов. Прежде чем сформировать какой-либо отчет, необходимо отобрать необходимое для него подмножество документов, используя для этого любой вид поиска (см. Поиск). Для создания отчетов требуется выбрать пункт меню Вид/Отчеты или нажать значок на панели инструментов.

На экране появится список отчетов, из которых выбирается требуемый. С помощью этого режима можно получить Бюллетень новых поступлений, Аннотированный указатель, Библиографический указатель и др. Созданные отчеты выдаются на экран для просмотра и печати. При необходимости отчеты можно загрузить в Word для дальнейшего редактирования, выполнив команду Файл/Вызов редактора/Word.

Макрообъекты

Для подключения к библиографическому описанию электронных версий документов (файлов с описанием документов, музыки, сопровождающей документ, различных рисунков, фильмов и т.д.) необходимо выполнить команду Сервис/Макрообъекты. Открывается окно Макрообъекты, в котором выбираются файлы и запоминаются в качестве макрообъектов в базе данных. В качестве имени макрообъекта предлагается имя файла.

Словари

Для того, чтобы использовать словари в программе, их необходимо создать. По умолчанию в системе предлагаются следующие словари:

· Авторы,

· Название,

· Ключевые слова,

· Издательство,

· Год издания,

· Программа,

· Этапы обучения,

· Предмет,

· Класс.

Для создания словарей используется пункт меню Сервис команда Словари.

Для добавления новых словарей в систему нужно нажать кнопку Создать. Далее курсором выбрать из списка нужное поле. Можно набрать название поля на клавиатуре, ускоряя тем самым поиск.

Далее необходимо определить название словаря. По умолчанию (без заданного вами названия) за название словаря принимается название поля.

Тип словаря может быть алфавитным (термы одного или нескольких полей выстраиваются по алфавиту) или составным (термы нескольких полей соединяются в один терм (через /) и выстраиваются по алфавиту).

После определения названия и типа словарей необходимо выполнить построение словарей, необходимых для работы. Для этого существует два режима:

· достроить словари – при добавлении документов в базу данных с помощью режимов Импорт из MARC- формата можно достроить уже существующие словари;

· перестроить словари – при определении нового словаря производится построение его заново. Этот режим дает существенный выигрыш по времени по сравнению с предыдущим вариантом.

Рис. 19. Создание словарей

ВНИМАНИЕ! После создания словарей информация в них актуализируется автоматически.

Данные из MARC-форматов: импорт и экспорт записей.

 Импорт

Для загрузки данных из MARC-форматов необходимо выполнить команду Сервис/Импорт из MARC-формата. В диалоговом окне выбрать файл, указать тип кодировки (DOS, Windows), формат и нажать кнопку Открыть.

 Экспорт

Для выгрузки данных в MARC-форматы необходимо отобрать подмножество записей (см. Поиск), затем выполнить команду Сервис/Экспорт в MARC-формат.

Копирование записей в другую базу данных

Для копирования записей из одной базы данных в другую необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Найти с помощью режима Поиска те записи, которые нужно скопировать в другую базу данных.

Затем выполните команду Сервис/Копировать в другую базу. Выберите требуемую базу данных, установите параметры и нажмите кнопку OK.

Выход в Федеральный каталог. Загрузка записей

Для выхода на вебсайт Федерального каталога учебных изданий необходимо выполнить команду Сервис/Загрузка из Федерального каталога. Осуществить там поиск необходимых изданий, сохранить их в файле в текстовом формате, чтобы в дальнейшем загрузить их в свою собственную базу данных.

Надо отметить, что все рассказанное выше о проведении поиска относится к АРМ «Каталогизация», внутри которого существует режим поиска. Кроме этого, поисковые функции выделены в отдельный АРМ «Поиск», речь о котором пойдет в следующих материалах «Школы МАРК-SQL». H

Продолжение следует

С помощью наших статей или без них, учась где-то на курсах, вы осваиваете эту непростую программу. Конечно, у вас возникают вопросы. Даже если у вас лично есть возможность найти для себя ответы на месте, не сочтите за труд – все равно пришлите их в редакцию. Ведь, как правило, вопросы у разных людей одни и те же. Специалисты «Информ-системы» ответят на них через газету для всех, не только для авторов вопроса. А это очень важно. И заранее благодарим тех, кто откликнется на этот призыв.

_______________