Редактор Ольга Козлова

Вопросы и консультации по адресу <olwik2004@mail.ru>

Подробности

Ирина Дейнеко

План работы
как вид творчества

Это методика построения любого плана любой работы – от годового или пятилетнего плана развития библиотеки до разработки отдельной акции. Она применима для любой библиотеки, ее структурного подразделения или отдела и, конечно, для каждого отдельного специалиста. И совсем не так сложна, как может показаться на первый взгляд.

О планировании работы в школьной библиотеке написано и сказано немало. Но… подходит к концу очередной учебный год, и рука непроизвольно тянется к бумаге, выводя на ней крупными буквами ПЛАН РАБОТЫ. А это значит, что наступила пора творческих исканий, профессиональных находок и открытий и, конечно, душевных терзаний и поисков.

Так происходит и со мной. Как руководителю и методисту, мне приходится планировать работу информационно-методического центра, свою личную деятельность, работу методического объединения школьных библиотекарей и еще учить этому (планированию) коллег. И каждый новый учебный год – это год новых планов, не похожих на предыдущие и по их содержанию, и по форме представления. По крайней мере я стараюсь не повторяться, мне всегда интересно попробовать что-то другое, новое, отличное от предыдущего. Эта статья – проектирование будущего плана работы, что бы это ни было: генеральный план развития библиотеки или отдельное мероприятие.

Сущность и значение планирования

Планирование работы – одна из ведущих управленческих функций руководителя библиотеки. План – основа всей деятельности библиотеки, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач и их выполнение. Основной целью планирования является определение оптимального соотношения времени, труда, затрат и качества выполнения задач библиотеки, а также максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. План работы любой библиотеки определяет:

· цели, задачи и основные направления деятельности;

· тематику, содержание, формы, методы, техники и технологии работы библиотеки в целом или данного направления;

· объемы работы, выражающиеся в системе плановых (статистических) показателей;

· ресурсы библиотеки: финансовые, материально-технические, кадровые и временные.

От того, насколько профессионально грамотно и качественно составлен план работы, во многом будет зависеть эффективность и продуктивность всей дальнейшей деятельности библиотеки. Хорошо составленный план приводит к значительным изменениям как для его разработчика в процессе планирования, так и для библиотеки в процессе его реализации. Планирование – это технология решения возникшей проблемы через составление плана действий, направленного на развитие.

«Планирование обеспечивает решение трех комплексных задач:

1. Установление реальных возможностей библиотеки при ответе на вопрос “Где мы находимся в настоящее время?”. Здесь определяются сильные и слабые стороны библиотеки, ее ресурсное обеспечение, наличие портфеля новых разработок.

2. Установление реальных целей, отвечая на вопрос “Куда мы хотим двигаться?”. Оцениваются внутренние и внешние факторы, влияющие на деятельность библиотеки, определяются цели и ограничения в их осуществлении.

3. Установление способов достижения цели или ответ на вопрос “Как мы собираемся сделать это?”. В общих чертах и конкретно определяются основные задачи, ресурсы, оцениваются затраты; намечается, что сделать библиотекарю для выполнения поставленных целей»1.

Схема этапов планирования

Работа по планированию библиотечной деятельности включает в себя несколько ступеней или шагов. Весь процесс планирования можно представить в следующей схеме.

 Рассмотрим каждый этап планирования подробнее.

Миссия библиотеки объясняет, по сути, целесообразность ее существования, то, что отличает ее от других библиотек, делает необходимой и уникальной.

Сформулированная миссия служит:

· во-первых, средством представления библиотеки во внешней среде и формирования ее имиджа (поскольку определяет, к чему стремится библиотека, в чьих интересах она действует и что для этого готова сделать);

· во-вторых, средством для формирования организационной культуры библиотеки (поскольку в формулировке миссии просматривается совокупность норм и ценностей библиотеки).

При определении миссии библиотеки нужно прежде всего задаться вопросом: в чьих интересах работает библиотека, удовлетворение чьих потребностей для нее является приоритетным. Приоритетные интересы – первое основание определения миссии библиотеки. Второе основание – это та модель, на которой предполагается строить весь процесс работы библиотеки. Она определяет, какие интересы потенциальных потребителей и в какой мере библиотека может удовлетворить. Вот, например, как звучит миссия библиотеки нашего информационного центра: информационно-библиографическая поддержка всех городских образовательных проектов и программ.

Анализ ресурсов

Следующий шаг планирования – внешний и внутренний диагноз (анализ ресурсов), его можно провести через очень удобную и универсальную схему, которую я использую не только в планировании, но и для анализа любой деятельности. Эта схема называется SWOT-анализ (табл. 1).

SWOT-анализ – это популярная методика анализа ситуации и оценки ресурсов организации. Ее название складывается из первых букв английских слов Strengths (сильные стороны, что подразумевает имеющиеся в наличии внутренние ресурсы организации), Weaknesses (слабые стороны или имеющиеся внутренние проблемы), Opportunities (возможности, которые существуют вне организации для ее развития) и Threats (угрозы благополучию организации, имеющиеся во внешней среде).

Заполняя окна S и W, вы анализируете сильные и слабые стороны своих внутренних ресурсов, и соответственно окна О и Т определяют внешние ресурсы, которые существуют за рамками библиотеки. При планировании работы мы должны использовать все сильные стороны (внутренние и внешние ресурсы) для дальнейшего развития библиотеки (окна S и О). Эти ресурсы необходимо направить на решение проблем (слабых внутренних и внешних сторон, окна W и Т).

Выбор стратегии.

Для того чтобы успешно осуществлять миссию библиотеки (или идею отдельной акции), достигая при этом поставленных целей, необходимо выбрать для себя стратегию всей дальнейшей деятельности.

Сегодня выделяют четыре альтернативные стратегии:

· ограниченный рост,

· рост,

· сокращение,

· сочетание первых трех.

Что же это такое применительно к плану развития библиотеки?

«1. Стратегия ограниченного роста наиболее распространена. Для нее характерно установление целей “от достигнутого” в ситуации стабильного положения библиотеки, удовлетворенной состоянием собственных дел. Это наиболее легкий, удобный, наименее рискованный способ действия.

2. Стратегия роста осуществляется путем значительного повышения уровня краткосрочных и долгосрочных целей над уровнем показателей предыдущего периода. Она применяется в случае, например, перевода библиотеки на новую автоматизированную технологию, за которым последует расширение ассортимента услуг, приток новых читателей. Именно такое скачкообразное развитие и предусматривает стратегию роста.

3. Стратегия сокращения, которую образно характеризуют как стратегию “последнего средства”, предполагает уровень намеченных целей ниже достигнутого в прошлом. Ясно, что причина этого чаще всего кроется в экономических трудностях. В рамках альтернативы сокращения предусматривается переориентация деятельности библиотеки, ограничение только узким кругом услуг, например, при длительной реконструкции или окончательной ликвидации с передачей фондов, материальных запасов, активов.

4. Стратегия сочетания различных альтернатив может применяться крупными библиотеками, имеющими филиалы и отделения. Тогда ситуация может диктовать в одних случаях расширение деятельности на определенных направлениях и одновременно реконструкцию или закрытие других филиалов или отделов»2.

Выработка стратегии – дело творческое. Поэтому жесткие алгоритмы здесь вряд ли возможны. Своим библиотекарям я предлагаю самостоятельный выбор стратегии, учитывая то, что кто-то из коллег способен работать только в первой форме – форме ограниченного роста; другие – всегда в поиске, в развитии, для них стратегия роста – лучший выбор. К сожалению, сегодня в школах идет сокращение численности учащихся и классов-комплектов, отсюда и сокращение библиотечных кадров и площадей или закрытие школьных библиотек. Для таких случаев приемлема стратегия сокращения. Тот, кто выбирает первые две стратегии, должен помнить, что для их реализации необходимо учитывать:

· возможности библиотеки,

· степень риска,

· достаточность необходимых ресурсов,

· внешние опасности и возможности,

· способы применения ресурсов.

Цели и задачи

Итак, определены миссия и стратегия библиотеки, следующий этап планирования – постановка цели и задач. Они должны быть конкретными, измеримыми, ориентированными во времени, достижимыми.

Цель и задачи определяются в отношении всех направлений деятельности библиотеки – формирования фондов, обслуживания пользователей, повышения квалификации, пополнения материально-технической базы библиотеки.

Задачи годового плана формируются с учетом специфики школы и основных задач, прописанных в Положении о библиотеке данного учебного заведения, но не дублируют их.

Например:

· обеспечение участникам образовательного процесса доступа к информации, знаниям, идеям, культурным ценностям посредством использования библиотечно-информационных ресурсов ОУ на различных носителях;

· формирование навыков независимого библиотечного пользователя: обучение поиску, отбору и критической оценке информации;

· совершенствование предоставляемых библиотекой услуг на основе внедрения новых информационных технологий и компьютеризации библиотечно-информационных процессов, формирование комфортной библиотечной среды; расширение ассортимента форм, методов и технологий библиотечной практики;

· воспитание культурного и гражданского самосознания, помощь в социализации обучающегося, развитии его творческого потенциала.

Но в Положении представлены общие задачи библиотеки на длительный период деятельности, ежегодно задачи уточняются и конкретизируются в зависимости от общешкольных изменений и общей библиотечной политики отдела образования территории (пример см. в приложении).

Выбор приоритетных направлений

Выбор приоритетных направлений деятельности библиотеки – следующий этап планирования. Он должен отражать всю деятельность библиотеки: от формирования фондов до повышения квалификации работников библиотеки.

Выделяются традиционные (постоянные) направления и специфические для этого года, чередующиеся (на 1–2 года). Среди традиционных можно рекомендовать следующие:

1. Формирование и использование фонда.

1.1. Изучение и анализ.

1.2. Комплектование фонда учебными, художественными, научными, справочными, педагогическими и научно-популярными документами на традиционных и нетрадиционных носителях информации.

1.3. Пополнение фонда информационными ресурсами сети Интернет, базами и банками данных других учреждений и организаций.

1.4. Использование и размещение фонда.

1.5. Обеспечение сохранности фонда.

1.6. Списание.

2. Информационно-библиографическая и справочная работа.

2.1. Организация и ведение СБА библиотеки.

2.2. Справочно-библиографическое и информационное обслуживание пользователей (учащихся, педагогов, родителей).

2.3. Формирование информационной культуры.

2.4. Рекламная деятельность библиотеки (реклама библиотеки, фонда, услуг).

3. Содержание и организация работы с пользователями (общение с читателями).

3.2. Индивидуальная работа (изучение читательских интересов, анализ чтения, работа с основными читательскими группами, работа с активом).

3.3. Массовая работа (привлечение учащихся к систематическому чтению, мероприятия по пропаганде различных видов документов, мероприятия в помощь учебному процессу, уроки внеклассного чтения, работа клубов и кружков).

4. Внедрение новых информационных технологий.

5. Инновационная работа (платные услуги, введение новых услуг).

6. Укрепление материально-технической базы (хозяйственная деятельность).

7. Управление библиотекой (повышение квалификации, планирование и отчетность, координация работы с другими организациями и учреждениями).

Ежегодно в плане работы можно выделить отдельные актуальные именно на данный период направления работы. Так, я предлагала библиотекарям нашего города в этом учебном году активизировать следующие направления:

· информационно-библиографическая поддержка городского эксперимента по предпрофильной подготовке и профильному обучению учащихся;

· освоение АИБС «МАРК-SQL – версия для школьных библиотек»;

· участие в городском профессиональном конкурсе «Портфель школьного библиотекаря».

Ассортимент услуг, формы и методы работы

Определение ассортимента библиотечных услуг и продуктов, оптимизация форм и методов практической деятельности, по словам библиотекарей, наиболее сложный и ответственный этап планирования. Он требует от специалистов высокого профессионализма, готовности к изменениям, гибкости, навыков поиска и отбора.

План работы должен отражать многообразие форм, методов и содержания работы, с помощью которых реализуются основные функции школьной библиотеки – информационная, образовательная и культурная.

Сегодня на первый план выходят активные формы и методы работы, которые заставляют читателя мыслить, рассуждать, отстаивать свою точку зрения. Такая работа позволяет вовлечь учащихся и педагогов в общую деятельность во время проводимых мероприятий. Предлагаю вам, уважаемые коллеги, выдержки из словаря библиотечных форм и методов (сокращенный вариант), который можно использовать при планировании.

Встречи – сентябрьские, в читальном зале, с интересной книгой, автором, лучшим читателем, встречи-фантазии.

Вечера – размышления, вопросов и ответов, задушевного разговора, вечера-сюрпризы.

Игры – литературные, ролевые, интеллектуальные, профориентационные, игры-путешествия, игры-доказательства.

Инициативы – информационная, литературная, творческая.

Конкурсы – литературные, на самого усидчивого читателя периодики, на лучшую популярную книгу, на лучшую домашнюю библиотеку.

Круизы – литературно-экологический, историко-краеведческий.

Посиделки – девичьи, библиотечные, краеведческие, святочные, фольклорные.

Портреты – политические, читателя, библиотекаря.

Презентации (презентации-обсуждения) – журналов, книг, части фонда, статьи, стихотворения, альбома, фильма, грампластинки, диска, сайта.

Рандеву – пресс-встречи, разговоры по душам.

Репортажи (а также интервью) – экологические, актуальные.

Фантазии – литературные, поэтические, музыкальные.

Часы – вопросов, библиотечных вопросов и ответов, поэтические, рассуждения, практических рекомендаций, спора о…, откровенного разговора, полезного совета.

Быстрое развитие телекоммуникационных технологий и сетевого взаимодействия способствуют разработке и внедрению в библиотечную практику новых форм и методов. Сегодня они находят особое, порой ведущее место в библиотечных планах. Приведем в пример лишь некоторые формы работы и продукты (услуги), которые можно включить в свою деятельность, используя компьютерное оснащение библиотеки.

Формы работы:

· интернет-каникулы;

· обзоры новых ресурсов Интернета;

· электронные выставки; дайджесты;

· виртуальные экскурсии по библиотекам;

· слайд-лекция;

· компьютерные презентации;

· мастер-класс по внедрению новых ИКТ (для пользователей);

· премьеры дисков;

· интернет-знакомства;

· мультимедиа-просмотры;

· посещения виртуальных музеев мира;

· электронная игротека;

· конкурс мультимедиа-сочинений;

· видеобеседы, уроки, рассказы о …;

· урок-навигация;

· chat-конференция.

Услуги:

· путеводители по ресурсам;

· тематические электронные файлы и папки;

· пользовательские инструкции;

· библиотечная веб-страница;

· библиотечный сайт;

· информационные библиотечные сводки;

· электронная визитка;

· электронная библиотечная лоция;

· пресс-клиппинг (мониторинг прессы).

(См. также табл. 2)

Инновации

В современных условиях ни одна организация не может развиваться без постоянного совершенствования различных сторон своей деятельности: предоставления новых услуг или продукции, использования новой технологии, обновления методов управления деятельностью и персоналом.

Инновации – необходимый элемент развития, без них библиотекам невозможно оставаться социально значимыми организациями, оказывать конкурентоспособные услуги, укреплять свои позиции в условиях рынка.

Часто библиотекари задаются вопросом, а что может быть объектом библиотечных инноваций, в чем можно планировать изменения. На мой взгляд, объектами нововведений могут быть:

· средства производства,

· технологические процессы,

· организационное развитие,

· услуги и продукция.

Раскрою подробнее каждую позицию.

Средства производства:

· включение в работу новых технических средств поиска, обработки, преобразования и предоставления информации;

· комплектование новыми видами носителей информации;

· автоматизация библиотечно-библиографических средств учета, обработки и систематизации информации (документов).

Технологические процессы:

· изменения методов организации обслуживания, обеспечения комфортности, доступности библиотечных услуг и продукции;

· разработка, адаптация и внедрение новых (или заимствованных из опыта других библиотек) приемов и методов комплектования, организации и хранения документальных коллекций и пр.;

· обеспечение рентабельности и эффективности основных технологических процессов (новые средства защиты, учета, расстановки фонда, библиографирования и т.д.).

Организационное развитие:

· создание новых отделов, секторов, служб, зон, временных проектных коллективов (команд);

· включение библиотеки в программно-проектную деятельность;

· изменения в практике планирования (переход на стратегическое планирование, создание бизнес-планов);

· изменение в методике изучения и оценки рынка, спроса ресурсов (возможностей);

· изменения в применении приемов, средств и методов общественных коммуникаций библиотеки (каналы и средства рекламы продукции, паблисити, PR, методов фандрайзинга);

· изменения библиотечных ценностей, идеалов, принципов функционирования, традиций.

Услуги и продукция:

· диверсификация ассортимента (заимствование услуг, применение новых нетрадиционных видов обслуживания, поиск новых потенциальных рынков);

· дифференциация ассортимента (формирование новых видов услуг в соответствии с потребностями конкретных категорий пользователей);

· исследование различных видов специализации библиотеки (отраслевой, жанровой, функциональной).

Предлагаемая ниже таблица информационных библиотечных услуг и продуктов поможет библиотекарям сделать свой выбор, учитывая собственные ресурсы и возможности.

Ну что ж, наконец мы определились в содержании плана: обозначили целеполагание, выделили ведущие направления деятельности, определили основной круг библиотечных услуг, продуктов, форм, методов, технологий.

Форма подачи плана

Сейчас наступил момент все это прописать на бумаге и упаковать в определенную форму. План библиотеки состоит из нескольких частей: статистических данных, текстового материала и табличной формы.

Статистику можно представить через паспорт библиотеки (пример, в приложении) и таблицу контрольных показателей (например, как в табл. 3).

Таблица 3

Контрольные показатели

В текстовую часть войдут следующие данные: миссия библиотеки, цель и задачи. А вот направления деятельности, услуги, продукты, формы и методы можно расписать снова в табличной форме. Варианты таких форм предлагаю в таблицах 4–8.

Таблица 4

Форма месячного плана школьной библиотеки
2002/03 учебный год Месяц ____________

Таблица 5

Форма № 1 годового плана школьной библиотеки

Таблица 6

Форма № 2 годового плана школьной библиотеки