Редактор Ольга Козлова

Вопросы и консультации по адресу <olwik2004@mail.ru>

Подробности

Нина Коренькова, Эльмира Валеева

Опыт преодоления страха

Первые решения

Одним из направлений программы информатизации российских школ является автоматизация библиотек, которая заключается в использовании специального программного и дополнительного аппаратного обеспечения (штрихкодового сканера).

В Якутии впервые вопрос о внедрении автоматизированной информационно-библиотечной системы «MARK» в практику работы школьных библиотек обсуждался на совещании руководителей образовательных учреждений в декабре 2004 года. Мы предложили вариант поставки системы с применением технологий штрихового кодирования для создания библиографического описания и для автоматической идентификации библиотечного фонда и читателей. А поскольку к этому времени мы уже получили АИБС «MARK-SQL – версия для школьных библиотек» от Министерства образования Республики Саха (Якутия), было принято решение приобрести для всех школ ручные сканеры и штрихкодовые этикетки для маркировки фонда, а также оборудовать рабочее место библиотекаря компьютером, отвечающим системным требованиям. Это было выполнено в течение января 2005 года: 21 школьная библиотека (из 23 имеющихся в нашем районе) и библиотека Управления образования были готовы к участию в проекте.

Планируя работу по внедрению АИБС, мы хорошо понимали, что нам предстоит не разовое мероприятие, а долгосрочная кропотливая работа, поэтому и планировали ее поэтапно, тщательно продумывая все возможные варианты.

Подготовительный

Для работников библиотек был разработан проблемный курс «АИБС MARK– школьная библиотека». Программа курса включает 72 часа и ориентирована на специалистов школьных библиотек, освоивших персональный компьютер на базовом уровне, с целью повышения квалификации по использованию информационных технологий.

Проведению курсовой подготовки предшествовала работа по изучению данного программного продукта, ознакомлению с практическими рекомендациями фирмы-разработчика. На основе инструкции к программе и рекомендаций были разработаны практические занятия, направленные на обучение школьных библиотекарей работе в программе АИБС «MARK-SQL – версия для школьных библиотек».

Нам предстояло обучить 22 человека, из которых 20 ранее прошли курсы пользователей ПЭВМ. Всех курсантов поделили на 2 группы: сильную и слабую. В первую вошли библиотекари, не только прошедшие курсы пользователей, но и работающие на компьютере. Во второй группе обучались библиотекари, которые навыков такой работы пока не имели. Для них были проведены дополнительные занятия перед началом основного курса. Соответственно и учебный материал преподавался дифференцированно.

Фото из архива авторов

Курсовая подготовка

Курсы были проведены с 1 по 28 февраля 2005 года. Ежедневно по полдня обе группы занимались изучением автоматизированной информационно-библиотечной системы.

АИБС «MARK-SQL – версия для школьных библиотек» – модульная система, где каждый модуль – автоматизированное рабочее место (АРМ). Каждый АРМ включает перечень функций, соответствующий этому виду деятельности. Следовательно, курсовая подготовка была направлена на обучение по отдельным АРМам (Каталогизация, Абонемент, Комплектование, Поиск, Администратор).

В результате прохождения курса слушатели изучили:

· Понятие СУБД (система управления базами данных).

· Стандарты (ГОСТ 7.1 – 84, ГОСТ 7.1-2003).

· Нормативно-правовые аспекты деятельности школьных библиотек.

· Понятие о вебкаталогах и библиографических базах данных российских библиотек.

· Составные части записи (маркер, справочник, поля переменной длины, индикаторы, коды полей и подполей).

Автоматизация невозможна без данных, следовательно, первым в нашем курсе изучался АРМ «Каталогизация». При помощи данного АРМа заносится основная информация об имеющейся литературе. При изучении АРМа «Каталогизация» слушателям был предложен весь список полей, позволяющих наиболее полно описать литературу. Данный список включает в себя весь перечень полей как для книг, так и для периодических изданий. Из всего списка был определен необходимый набор полей, заносимых в шаблон для создания и редактирования документа, содержащего описание по отдельно взятому изданию.

Результатом прохождения курса стали навыки:

· ввод описания литературы согласно ГОСТ 7.1–2003 с использованием соответствующих шаблонов (слушатели освоили навыки создания описания издания с нуля, копирование подобного и импортирования из внешних баз данных (БД)).

· ведение инвентарной книги;

· ведение книги суммарного учета;

· создание списка читателей;

· выдача и возврат книги;

· работа с выходными формами (библиографическая карточка, требование, формуляр и др.);

· администрирование системы: настройка, сортировка, выгрузка и объединение базы данных;

· настройка тех панелей, которые настраиваются индивидуально, независимо от других панелей и в зависимости от выполняемой работы;

· комплектование литературы;

· формирование заказа по найденной литературе.

Отработка навыков

После сдачи экзаменов стало понятно, что уровень работы с системой все-таки различный. Поэтому следующий месяц – март – был выделен для отработки навыков. Наши библиотекари теперь учились самостоятельно разбираться во всех особенностях АИБС, начиная с установки системы на ПК библиотеки. Ошибки бывали даже у самых опытных. Главным итогом этой работы стала психологическая адаптация к АИБС, прошло чувство страха перед компьютером, появилась уверенность в своих силах и возможностях.

Для нас, организаторов проекта, важным было то, что у абсолютного большинства библиотекарей, несмотря на ошибки, появился интерес к работе, желание ежедневно и кропотливо заниматься ею. Нам предстояло поддерживать этот интерес в течение длительного времени, направляя и контролируя работу по внедрению автоматизированной библиотечно-информационной системы.

В начале апреля Э.Ф.Валеева посетила все библиотеки, оценила первые успехи, дала индивидуальные консультации и настроила рабочую версию системы.

После посещения библиотек образовательных учреждений стала очевидна необходимость создания электронного пособия для работы с программой MARK-SQL по материалам курса. В данное пособие вошли материалы, относящиеся непосредственно к курсовой подготовке (как печатные, так и видеоролики), а также нормативно-правовые документы, необходимые для обеспечения оптимальной работы библиотеки. Использование видеороликов при работе с диском облегчает усвоение материала, поэтому к каждой инструкции прилагается видеофрагмент.

Наполнение содержания АИБС

Библиотекарям предстояла огромная работа по созданию БД в АРМах «Каталогизация», «Абонемент». Сроки были установлены жесткие – 3 месяца на создание базы данных в АРМе «Каталогизация». Конечно, мы понимали, что это лишь начало работы, но хотелось сделать основное.

Во-первых, определить свои нормативы и реальные возможности: что можно сделать при максимальном напряжении сил, взяв за основу первоначальную норму – 20 минут на обработку 1 книги.

И, во-вторых, как можно быстрее внести в БД самые востребованные
в каждой библиотеке фонды, чтобы создать условия для постепенного перехода на автоматизированное обслуживание пользователей.

В школах были созданы такие условия, чтобы абсолютное большинство рабочего времени библиотекари занимались «MARK».

С начала внедрения системы на сайте Управления образования (www.nerungri.edu.ru), в разделе «Конференция», появился форум для дистанционного консультирования по работе с АИБС «MARK-SQL – версия для школьных библиотек», а также еженедельно по четвергам работает консультационный пункт, т.к. вопросы возникают постоянно.

Постепенно этот напряженный период работы перешел в летние отпуска, а первые итоги мы увидели в сентябре, вновь посетив школьные библиотеки.

Как мы и предполагали, все участники проекта распределились в несколько групп. Главными критериями отбора в них были:

· количество экземпляров, внесенных в БД;

· процентное соотношение фонда и количества экземпляров в БД.

I группа – библиотеки 4-х школ и Управления образования, где в среднем от 10 до 20% фонда были внесены в БД.

II группа – 7 школьных библиотек, в которых процент внесенных экземпляров составил от 6 до 10%.

III группа – библиотеки 8-ми школ, где внесено в базу данных 3–5% фонда.

В качестве примера можно привести такие цифры: максимальное число внесенных наименований – 846, минимальное – 123.

Мы явственно увидели, какой объем работы был выполнен за этот период, убедились в возможности перехода на выборочную автоматизированную выдачу литературы. Уже в сентябре такая выдача была начата в библиотеках 4-х образовательных учреждений. В течение сентября – октября к ним присоединились еще 5. А главное, для нас определились лидеры, которых можно было смело отпускать в «самостоятельное плавание», и те, кто еще нуждался в помощи и поддержке.

Подведя итоги работы за полгода, мы определили задачи на ближайшие месяцы (с сентября 2005 года по март 2006 года):

1. Работа по расширению БД в АИБС «MARK...», создание электронного каталога.

2. Начало работы в АРМе «Абонемент», постепенный переход на автоматизированное обслуживание пользователей библиотеки.

3. Работа в АРМах «Комплектование», «Поиск».

Для каждой группы библиотек были определены конкретные пути и сроки выполнения поставленных задач.

В конце сентября был организован корпоративный обмен. Для его реализации мы создали 21 базу данных, в которые попали около 500 наименований изданий. Базы данных были сформированы по определенным признакам: серия (Я познаю мир), программа (РО, Занкова), издательство (Аванта+) и др. В эти базы данных попали книги, которые в том или ином количестве есть во всех образовательных учреждениях. При импорте записей из них, библиотекарю остается только поставить свои книги на электронный инвентарный учет для дальнейшего использования и при желании дополнить поля.

Это позволило всем библиотекам значительно расширить свою базу, активизировать работу по переходу к автоматизированному обслуживанию пользователей.

Текущая работа

Очевидно следует сказать, почему мы так настоятельно рекомендовали начинать обслуживание читателей в автоматизированном режиме, несмотря на то, что количество книг, внесенных в БД, было пока еще незначительным. Да потому что это ново, интересно, это увлекает всех участников процесса! Начав выдачу литературы с использованием штрихкодовых технологий, библиотекарь уже никогда не захочет вернуться к тому, что было. Это именно тот стимул, который заставляет ежедневно несколько часов проводить за компьютером.

При использовании АИБС наши библиотекари на деле оценили быстроту и качество отчетов, получаемых через систему. А при работе с читателями можно без труда определять задолжников, получать статистику по книговыдаче, найти, у кого на руках необходимая книга.

Помимо положительных сторон, выявлен ряд неудобств. Например, запрос на поиск реализуется только по одной базе данных, а для полного поиска приходится переходить между базами данных (книги, периодика, видеофонд, фонд электронных ресурсов).

К началу 2005–2006 учебного года, помимо уже имеющихся баз данных, были созданы и разосланы образовательным учреждениям базы данных по видеофонду и фонду электронных образовательных ресурсов городского медиацентра. Каждый специалист понимает, что это тоже очень важная и большая часть работы, облегчившая жизнь школьным библиотекам.

Как бы всем нам ни хотелось заниматься только АИБС, у школьных библиотекарей много других задач и дел. И потому в этом учебном году никаких изменений в регламенте работы библиотек уже нет. Только четверг, как методический день, полностью используется для работы с «MARK». В ноябре – декабре мы провели ряд практикумов для вторых библиотекарей (там, где по штатному расписанию их два), не прошедших курсовую подготовку раньше и осваивающих «MARK» в процессе работы.

Особое беспокойство у всех нас вызывала огромная работа по описанию периодики, требующая много внимания, сосредоточенности библиотекаря, большего времени на ее выполнение. Вместе с тем, тематические картотеки газетно-журнальных статей очень востребованы в школьных библиотеках. Реальный выход в данной ситуации мы видели только один – появление ставки библиографа в библиотеке Управления образования, который будет выполнять эту работу. Такой специалист появился у нас с 1 декабря. Уже создана и постоянно пополняется база данных по периодическим изданиям, которая ежемесячно рассылается в школьные библиотеки. На сегодняшний день в ней более 500 описаний.

Такая работа имеет ряд преимуществ: во-первых, создается электронная база данных периодических изданий библиотеки Управления образования. Во-вторых, заполняются базы данных в школьных библиотеках, тем более, что репертуар нашей периодики во многом одинаков, за исключением периодических изданий для детей. Кроме того, в рассылаемой информации указано, в какой библиотеке находится издание, содержащее статью по интересующему пользователя вопросу. А в перспективе планируется создание полнотекстовой базы документов.

Организуя работу с библиотекарями по внедрению АИБС «MARK», мы постоянно общались с руководителями образовательных учреждений. Объясняли им, чему учатся библиотекари и каково должно быть техническое сопровождение системы. Убеждали их в том, что техническое сопровождение должно отвечать необходимым требованиям. В частности в библиотеке необходимы:

1. Подключение библиотеки к локальной сети школы.

2. Устройство для чтения и записывания дисков (CD/DVD-RW).

3. Принтер.

4. Сканер.

И эти задачи постепенно решаются. Сегодня к локальной сети своих образовательных учреждений подключены 12 библиотек. В ближайшее время планируют это сделать еще четыре. Выход в Интернет имеют две библиотеки, еще две планируют подключение в марте. Доступ к электронной почте с рабочего места имеют 6 библиотекарей.

Очень скоро всем потребуется дополнительный компьютер для работы пользователей с электронным каталогом, и в 6 библиотеках он уже появился.

За прошедшие полгода изменился состав групп. В группу лидеров сейчас входит 10 библиотек, где внесены в БД от 1500 до 4500 экземпляров книг. Семь из них обслуживают пользователей в автоматизированном режиме. Вторая группа – 7 школьных библиотек – где до 1000 экземпляров внесены в БД, в т.ч. 5 ведут автоматизированное обслуживание.

Третья группа – 5 библиотек – по различным причинам нуждаются в индивидуальном методическом и технологическом сопровождении системы.

Что дальше?

Итак, закончился первый год работы по внедрению АИБС «MARK», итоги которого, в целом, удовлетворительные. Радуясь первым успехам, мы отчетливо видим, что сделать пока не удалось: в 7 библиотеках базы данных небольшие, что не позволяет обслуживать читателей в автоматизированном режиме.

Пока еще не работают АРМы «Комплектование» и «Поиск».

Поэтому наши задачи на ближайшее время (март – октябрь 2006):

1. Продолжить создание и корпоративный обмен базами данных.

2. Начать подготовку пользователей школьных библиотек (и педагогов, и учащихся) к работе с электронным каталогом для активизации АРМа «Поиск».

3. Реализовать вариант, когда к электронному каталогу библиотеки можно будет обратиться с любого компьютера внутри образовательного учреждения.

4. Опубликовать электронный каталог на сайте Управления образования в двух вариантах:

· единый, в котором будет собрана информация со всех школ;

· электронные каталоги библиотек образовательных учреждений, которые будут размещены на страницах сайта, посвященных отдельным ОУ.

А итогом выполнения поставленных задач будет введение АИБС «MARK-SQL – версия для школьных библиотек» в режим полного функционирования.

P.S. В заключении очень хочется отметить, что эта статья никогда не увидела бы свет, если бы за ней не стоял огромный, каждодневный, кропотливый труд наших библиотекарей. Это об их работе мы написали.

Возглавляют группу лидеров Александра Семеновна Березкина, Нина Петровна Воробьева, Марина Витальевна Брагина, Ирина Романовна Хлыстова.

Мы благодарим абсолютно всех заместителей директоров школ по НИТ. Именно с ними мы решаем рабочие вопросы внедрения АИБС «MARK».

Особые слова благодарности тем директорам образовательных учреждений, кто постоянно занимается развитием школьной библиотеки: Зое Ильиничне Светочевой, Людмиле Николаевне Стихиной, Ольге Анатольевне Вициной, Ларисе Михайловне Бондарчук, Сергею Михайловичу Жилину.

Спасибо всем за понимание, поддержку и сотрудничество!