Главная страница «Первого сентября»Главная страница журнала «Библиотека в школе»Содержание №13/2009

Борислав Агаджанов

Опыт работы с АИБС

Борислав
Владимирович
Агаджанов
библиотекарь
частного учреждения
«Центр образования
“Европейская гимназия”»,
Москва

ПОД АВТОМАТИЗАЦИЕЙ библиотеки понимается внедрение компьютерного аппаратно-программного обеспечения и его развитие в библиотечных технологиях и библиотечной практике. Более широко автоматизация библиотеки подразумевает перевод на компьютерные технологии всех процессов, позволяющих поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинных операций, ручных форм работы, устаревшей техники, а также создать для читателей эффективный и комфортный сервис, обеспечивающий поиск и получение информации и изданий из фондов библиотеки. Ключевым же элементом автоматизации библиотеки, который позволяет перевести традиционные библиотечные технологии на автоматизированную платформу, является специальное программное обеспечение, именуемое автоматизированной информационно-библиотечной системой (АИБС). Такая система позволяет повысить качество обслуживания читателей, обеспечить создание электронного каталога, автоматизированную выдачу книг, эффективное управление библиотечным фондом, уменьшение рутинной ручной работы. АИБС построена по модульному принципу. Каждый её модуль является автоматизированным рабочим местом (АРМ) и обеспечивает автоматизацию определённого ряда процессов библиотечной деятельности. Как правило, АРМ выполняют следующие функции: Комплектатор, Каталогизатор, Читатель, Книговыдача, Администратор. АРМ всех типов взаимосвязаны и представляют единую интегрированную библиотечную систему. Таким образом, сегодня АИБС внедряется во все библиотечные процессы, с которыми сталкивается пользователь (читатель) библиотеки (регистрация, поиск в каталоге, книговыдача, использование электронных ресурсов), и во внутренние библиотечные процессы, в которых принимают участие сотрудники библиотеки (комплектование фондов, обработка изданий, создание тематических указателей, росписи сборников и периодических изданий).

Наша негосударственная школа «Европейская гимназия» в 1999 г. приобрела для своей школьной библиотеки систему автоматизации библиотек ИРБИС (интегрированную информационно-библиотечную систему), разработанную Государственной публичной научно-технической библиотекой России. В выборе данной АИБС для Европейской гимназии определяющим являлось следующее: 1) система разработана именно библиотекой, что позволяет избежать существенных недостатков и неудобств, присущих АИБС, созданных разработчиками, не имеющими прямого отношения к библиотечному делу; 2) возможность постоянного обновления АИБС за счёт регулярного появления более совершенных версий; 3) осуществление ГПНТБ мощной технической поддержки, в том числе и с помощью Интернета; 4) возможность функционирования АИБС в локальной компьютерной сети и в Интернете.

АИБС ИРБИС предназначена для автоматизации традиционных информационно-библиотечных технологий и представляет собой совокупность взаимосвязанных АРМ пяти типов.

АРМ «Комплектатор» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по комплектованию и учёту фондов библиотеки на основе ведения специальной базы данных. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМ «Комплектатор» с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных.

АРМ «Каталогизатор» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего все функции по формированию (пополнению и корректировке) баз данных электронного каталога. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает функционирование произвольного количество АРМ «Каталогизатор» с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных.

Общий вид пользовательского интерфейса АРМа
«Читатель» (рабочая плоскость ПОИСК)

АРМ «Читатель» представляет собой рабочее место конечного пользователя электронного каталога (читателя библиотеки) и предназначен для всеобъемлющего поиска в электронном каталоге, просмотра (печати) найденной информации и формирования заказа для выдачи литературы. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же базах данных электронного каталога для произвольного количества пользователей (читателей).

АРМ «Книговыдача» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче литературы в соответствии с формируемыми заказами и её возврату. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени, т.е. заказы, формируемые на АРМ «Читатель», автоматически поступают на АРМ «Книговыдача».

АРМ «Администратор» представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их в актуальном состоянии.

АРМ «Читатель» – рабочая плоскость ПРОСМОТР

Информационную основу системы составляют шесть баз данных.

База данных комплектования содержит предварительные (краткие) библиографические описания литературы, планируемой для приобретения, а также специальные данные заказа и подписки.

База данных электронного каталога содержит библиографическое и технологическое (специальное) описание литературы по фонду библиотеки.

База данных читателей содержит реквизиты зарегистрированных читателей и сведения о выдаче (возврате) литературы.

База данных заказов содержит очередь текущих заказов на выдачу литературы.

Системная база данных содержит системные данные и основной тематический классификатор.

База данных алфавитно-предметного указателя для УДК/ББК.

Как уже отмечалось, система ИРБИС функционирует в школьной библиотеке Европейской гимназии около девяти лет. Можно с удовлетворением отметить, что при этом перед Европейской гимназией НЕ возникали две серьёзные проблемы, наличие которых, к сожалению, существенно затрудняет применение АИБС во многих российских школах: 1) крайне недостаточная компьютеризация школ в целом, а особенно школьных библиотек; 2) весьма слабая для использования компьютерной техники профессиональная, психологическая подготовленность учителей и школьных библиотекарей.

Европейская гимназия очень хорошо оснащена компьютерами. В обоих зданиях (надо отметить, что к специфике Европейской гимназии относится наличие у неё с 2001 г. двух зданий – начальной школы и средней школы) каждый преподаватель имеет в кабинете свой персональный компьютер. Компьютерные классы оборудованы значительным количеством компьютеров, предназначенных для занятий учеников. Все административные службы гимназии также компьютеризованы. Функционирует локальная компьютерная сеть. В связи с этим все без исключения учителя и сотрудники умеют успешно применять в своей работе информационные технологии. Это касается и библиотекарей. Специально для эффективного использования АИБС в школьной библиотеке библиотекари прошли обучение по программе «Компьютерные технологии» (в объёме 72 часов на курсах краткосрочного повышения квалификации при одном из государственных технических вузов Москвы). Оба помещения школьной библиотеки (и в начальной, и в средней школе) оснащены необходимым количеством компьютеров и оргтехники. В библиотеке средней школы имеются три компьютера, принтер, сканер, ксерокс. Два компьютера из этих трёх предназначены для библиотечных работников. При помощи одного из них, находящегося в фондохранилище, как правило, осуществляется каталогизация. С помощью другого, расположенного в читальном зале, в основном осуществляется книговыдача. Третий компьютер предназначен для пользователей библиотеки. С его помощью они могут применять АРМ «Читатель», просматривать документы на нетрадиционных носителях, осуществлять поиск информации в локальной компьютерной сети и в Интернете. Библиотека начальной школы оборудована компьютером и ксероксом. Установка и последующее использование ИРБИС в Европейской гимназии осуществлялись при тесном сотрудничестве библиотекарей с системными администраторами и преподавателями информатики, что существенно уменьшило трудности при работе с АИБС.

Первым этапом развития процесса автоматизации в библиотеке при помощи АИБС является создание электронного каталога. Под созданием электронного каталога понимается: 1) каталогизация новых поступлений; 2) ретроспективная конверсия уже существующих карточных каталогов в машиночитаемую (электронную) форму. В первые годы существования Европейской гимназии при недостаточной площади библиотеки и отсутствии должности штатного библиотекаря карточные каталоги вообще не составлялись. Поэтому ретроспективная конверсия не осуществлялась, и электронный каталог стал первым каталогом школьной библиотеки. К началу работы по созданию электронного каталога библиотечный фонд насчитывал свыше 12 тыс. экземпляров. В связи с таким значительным объёмом было принято решение переводить уже существующий фонд постепенно, в течение значительного промежутка времени, а электронную каталогизацию новых поступлений в библиотеку осуществлять сразу же. В общей сложности, в связи с большой загруженностью библиотекарей, каталогизация уже существовавшего фонда заняла целых шесть лет – с 1999 по 2005 г. За это время в электронный каталог было введено в общей сложности более 16 тыс. наименований и более 28 тыс. экземпляров документов. Сегодня единый электронный каталог библиотеки Европейской гимназии содержит более 20 тыс. наименований и более 35 тыс. экземпляров документов (включая и списанные). Все без исключения документы фонда, независимо от их вида, типа и физического носителя информации (книги, периодика, аудио- и видеокассеты, электронные диски, диафильмы, диапозитивы), внесены в электронный каталог и имеют собственные уникальные идентификационные признаки.

Как уже отмечалось, в АИБС ИРБИС каталогизация осуществляется с помощью АРМ «Каталогизатор». После разделения в 2001 г. библиотеки Европейской гимназии на два здания (средней и начальной школ) и в связи с тем обстоятельством, что комплектование и учёт фонда всей библиотеки проводятся централизованно библиотекарями средней школы, электронная каталогизация новых поступлений проводилась только в средней школе, а каталогизация уже имевшихся документов – и в средней, и в начальной школах. После полного завершения каталогизации ввод в электронный каталог последующих поступлений осуществляется только в библиотеке средней школы.

Электронный каталог, т.е. машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном времени и предоставленный в распоряжение читателей, лишён ряда существенных недостатков, присущих традиционным библиотечным каталогам. Карточные каталоги занимают значительное пространство в библиотеке, что особенно негативно сказывается на имеющих обычно очень небольшую площадь школьных библиотеках. Электронный каталог, если можно так выразиться, не превышает размеров системного блока компьютера. Заполнение традиционных каталожных карточек требует весьма существенных затрат времени, особенно при массовых новых поступлениях. Ввести же данные в электронный каталог можно чрезвычайно быстро. В случае необходимости изменения информации в каталожной карточке необходимо её изъять и заполнить новую. Чтобы исправить запись электронного каталога, достаточно лишь несколько нажатий клавиш. И самое главное, электронный каталог даёт возможность совместить в нём одном целый ряд традиционных каталогов, позволяет производить поиск одновременно по значительному количеству параметров, тем самым существенно облегчая и убыстряя работу сотрудников библиотеки и обслуживание её читателей. Так, электронный каталог АИБС ИРБИС совмещает следующие традиционные библиотечные каталоги: авторский, заглавий, систематический, предметный, тематический, нумерационный, хронологический, издательский, языковой, географический, периодических изданий. Электронный каталог включает в себя также картотеки: статей, новых поступлений, персоналий, трудов сотрудников Европейской гимназии. Электронный каталог позволяет осуществлять ввод и поиск документов по значительному ряду параметров.

По фамилиям авторов, редакторов, составителей и т.д. Причём количество фамилий, имеющих отношение к одному документу, может быть неограниченным, т.е. возможен поиск, к примеру, по пятому автору. Кроме того, при поиске документов на иностранном языке фамилии (и инициалы) могут указываться и на иностранном, и на русском языках, например, Stevenson R.L. и Стивенсон Р.Л.

По наименованию коллектива/мероприятия.

По заглавию. Причём имеются в виду заглавия и книг (аудиокассет, видеодисков), и отдельных произведений (статей, звукозаписей, фильмов), в них входящих. Могут вводиться параллельные заглавия на разных языках, например «Treasure Island» и «Остров сокровищ».

По заглавию журналов и газет.

По заглавию серий.

По ключевым словам. Возможность поиска по десяти словам, содержащимся в заглавии. Это имеет важное значение в том случае, если библиотекарь или пользователь не знают точного заглавия документа. Например, для поиска сказки «Золотой ключик, или Приключения Буратино» достаточно ввести лишь «Буратино».

По виду/типу документов. Позволяет выяснить, сколько в библиотеке находится: книг в целом, однотомников, многотомников, номеров журналов и газет в целом, отдельных статей из журналов и газет, звукозаписей, видеодокументов, электронных документов.

По характеру документа. Позволяет определить: количество учебников, рабочих тетрадей, методических материалов, художественной литературы, познавательной литературы, картографических материалов и т.д.

По целевому назначению. Указывает возраст того, для кого предназначен данный документ. Например: дети дошкольного возраста, юноши, взрослые.

По физическому носителю информации. Имеется в виду носитель информации на непечатной основе: аудиокассета, видеокассета, электронная кассета, диафильм, диапозитив, CD, DVD.

По издающей организации.

По предметной рубрике.

По тематической рубрике. Система предоставляет возможность пользоваться уже готовым тематическим рубрикатором, имеющим древовидную структуру.

По стране издания. В библиотеке Европейской гимназии хранятся документы, изданные более чем в 40 странах мира.

По языку. Данная функция крайне актуальна для Европейской гимназии. Кроме документов на русском языке, в библиотеке 2846 наименований документов на английском языке, 423 – на французском, 409 – на немецком, 59 – на испанском и ещё 43 – на четырнадцати других языках.

По году издания.

По журналам и газетам за определённый год. Позволяет определить количество периодических изданий за конкретный год.

По УДК/ББК/иной классификации. Для того чтобы пользователь сразу мог определить принадлежность конкретного документа к фонду учебной литературы, в рубрике «иная классификация» специально выделен индекс «Уч». Например, Уч – учебник, Уч-рт – рабочая тетрадь, Уч-дм – дидактический материал, Уч-х – учебная хрестоматия.

По автору – сотруднику Европейской гимназии.

По персоналиям.

По ISBN/ISSN.

По шифру документа. После ввода новой записи в электронный каталог ИРБИС автоматически её шифрует. В шифр входят УДК/ББК/иная классификация, авторский знак двухзначной авторской таблицы и шестизначный уникальный номер.

По дате ввода.

По месту хранения экземпляра. Эта функция ввиду наличия у Европейской гимназии двух зданий крайне важна, поскольку позволяет определить, в какой именно библиотеке (средней или начальной школы) хранится документ.

По партии книг/инвентарному номеру книги. Определяется номер записи в книге суммарного учёта, а также в инвентарной книге.

По индивидуальным штрихкодам. Позволяет точно идентифицировать каждый экземпляр документа при вводе в электронный каталог и при дальнейшей выдаче пользователю. Штрихкоды изготавливают библиотекари Европейской гимназии самостоятельно, при помощи специального принтера. Все три служебных компьютера библиотеки снабжены сканерами для считывания штрихкодов. Штрихкоды фондов учебной и неучебной литературы для облегчения статистических подсчётов несколько отличаются друг от друга.

По индивидуальным штрихкодам списанных документов.

Следует особо отметить, что локальные компьютерные сети обоих зданий Европейской гимназии посредством Интернета с 2006 г. связаны друг с другом, по сути, в единую сеть. Это позволяет, например, при вводе в средней школе новой записи в электронный каталог тут же в режиме реального времени передавать сведения о данной операции на служебный компьютер библиотеки начальной школы. Следует ещё сказать, что часть наиболее востребованных пользователями документов, в основном касающихся проектной деятельности и внутри- и межшкольных конференций, размещена в электронном виде на сервере гимназии. Сведения об этих документах отражены в электронном каталоге и указан путь их поиска в локальной компьютерной сети.

Также важно остановиться на возможностях АИБС ИРБИС по объединению в запросе разных поисковых терминов. Для этого применяется переключатель «Логика», предназначенный для указания логических операторов, которыми объединяются поисковые термины, что определяет присутствие в искомых документах указанных поисковых терминов. Предлагаются три вида логических операторов:

«Или» – определяет требование присутствия в искомых документах хотя бы одного из поисковых терминов. Например, в запросе объединяются поисковые термины «французский язык» и «CD». Наименований документов на французском языке в библиотеке имеется 423, а на CD – 384. При применении логического оператора «Или» результат составит 779: 423+384–28 (исключая количество CD на французском языке).

*«И» – определяет требование присутствия в искомых документах всех указанных поисковых терминов. Например, опять объединяются «французский язык» и «CD». При этом полученный результат будет составлять 28 – количество CD на французском языке (исключая количество CD не на французском языке).

«Нет» – определяет требование присутствия первого и отсутствия всех остальных поисковых терминов. Например, при объединении терминов «французский язык» и «CD» полученный результат будет составлять 395, т.е. 423–28 (исключая количество CD на французском языке).

Количество поисковых терминов при применении переключателя «Логика» является неограниченным.

Также важно применение для расширения результатов поиска переключателя «Усечение». Он служит для указания факта правого усечения или неусечения поисковых терминов, что определяет способ сравнения терминов с соответствующими элементами документов.

Если усечение не применяется – включён индикатор «Нет», сравнение даёт положительный результат при полном совпадении поискового термина с соответствующим элементом документа. Например, поисковый термин «автомат» совпадёт только с элементом документа «автомат».

Если усечение применяется – включён индикатор «Да», сравнение даёт положительный результат в том случае, когда поисковый термин совпадает с началом соответствующего элемента документа. Например, поисковый термин «автомат» будет совпадать с терминами документов «автоматизация», «автоматический» и т.д.

Если АРМ «Каталогизатор» предназначен исключительно для служебного применения сотрудниками библиотеки, то АРМ «Читатель» могут использовать все зарегистрированные читатели школьной библиотеки, т.е. все без исключения ученики, преподаватели и сотрудники Европейской гимназии. АРМ «Читатель» обеспечивает возможность осуществлять: 1) поиск документов в электронном каталоге при помощи широкого спектра поисковых средств, рассчитанных как на начинающего, так и на подготовленного пользователя; 2) электронное, т.е безбумажное, формирование заказа на выдачу литературы. Поиск документов и формирование заказа можно осуществлять с любого компьютера в обоих зданиях Европейской гимназии. Для учеников работа с электронным каталогом имеет очень большое значение, поскольку именно она даёт детям непосредственную возможность самостоятельного поиска необходимой им литературы. Вначале ребёнок использует электронный каталог библиотеки лишь в качестве простого «поисковика». Однако со временем ученики начинают понимать, что АИБС позволяет не только выполнять поиск информации, но и самостоятельно вырабатывать его стратегию и алгоритмы (от вопроса «Что именно нужно искать по интересующей меня теме?» до «Как правильно использовать полученные мной сведения?»). Умение не только искать информацию, но и осуществлять её синтез, анализ и обработку безусловно способствует повышению информационной культуры учащихся. В более узком значении продуманное и творческое использование ребёнком электронного каталога приводит его к умению самостоятельно применять справочно-поисковый аппарат библиотеки и осуществлять справочно-библиографическое обслуживание в режиме «вопрос-ответ». Библиотекари максимально поощряют работу учеников с электронным каталогом, всячески её пропагандируют. Ежегодно с каждым классом проводятся практические занятия по изучению и использованию электронного каталога, а с восьмым классом на уроках информатики в рамках изучения баз данных проводятся теоретические занятия.

Форма со сведениями о выдачах/возвратах

АРМ «Книговыдача» позволяет полностью отказаться от бумажных читательских формуляров. При записи нового читателя в библиотеку на него заводится электронный формуляр. Туда вносятся сведения, аналогичные вносимым в традиционный читательский формуляр. Отличие – в уникальном идентификационном электронном номере читателя. Используя этот номер, библиотека изготавливает читательский билет со штрихкодом. Данный штрихкод позволяет мгновенно идентифицировать читателя.

Благодаря тому, что пользователь посредством локальной компьютерной сети может делать предварительный заказ в электронной форме, работа библиотеки становится гораздо более оперативной. Предварительные заказы позволяют библиотекарю заранее найти требуемые документы и подготовить их к выдаче. Система предварительных заказов также позволяет избежать массового скопления читателей в библиотеке. Особенно удобны предварительные заказы при получении литературы в другом здании. Например, учитель начальной школы может сделать электронный заказ на методические материалы, находящиеся в фонде средней школы, а затем, получив (опять же в электронной форме) подтверждение о выполнении заказа, прийти за ним.

Выдачу и сдачу литературы значительно убыстряет наличие штрихкодов. При сканировании штрихкода сведения о документе сразу же вносятся в электронный формуляр читателя и документ становится выданным. Это очень удобно при выдаче и сдаче значительного количества литературы одним, и тем более несколькими читателями. Кроме того, штрихкод позволяет чётко и однозначно определить «принадлежность» конкретного документа конкретному читателю. Электронный же формуляр читателя чрезвычайно наглядно и ясно демонстрирует библиотекарю заглавия выданных книг, дату их выдачи, сроки предполагаемого возврата, а также сведения о задолженностях читателя. Кроме того, АРМ «Книговыдача» позволяет мгновенно выяснить, за кем именно числится выданный экземпляр документа, что совершенно невозможно при традиционных бумажных формулярах. Очень важно и то, что читатель может самостоятельно просматривать свой электронный формуляр и, таким образом, быть в курсе своих задолженностей. В библиотеке Европейской гимназии вообще не принимаются вопросы учащихся о том, какие у них задолженности или принадлежит ли ученику имеющаяся у него книга. Ответить себе на подобные вопросы ученик должен уметь сам.

Применение АИБС в школьных библиотеках, конечно, должно развиваться в направлении расширения их дальнейших возможностей и повышения эффективности возможностей уже существующих. Несомненно, в ближайшем будущем желателен полный переход на автоматизированное комплектование школьных библиотек и ведение электронного учёта фондов. Должно продолжаться размещение электронных документов в локальных компьютерных сетях школ. Необходимое развитие получит система удалённого доступа к электронным ресурсам школьных библиотек посредством Интернета – чтобы каждый ученик со своего домашнего компьютера мог обратиться к АИБС школы и ознакомиться с содержанием интересующего его документа. И, думается, АИБС школьных библиотек должны объединяться в общие компьютерные сети для создания сводных электронных каталогов и совместного доступа к информационным ресурсам. Время глобальной информатизации образовательного процесса не за горами, и школьным библиотекам следует не пассивно ждать его наступления, а шагать в ногу с ним. В этом заключается их основная задача.

Статья подготовлена при поддержке интернет-магазина «Краски на диване.РФ». Если вы решили приобрести качественный и надежный лак паркета, который будет служить долгие годы, то оптимальным решением станет обратиться в интернет-магазин «Краски на диване.РФ». Перейдя по ссылке: «http://kraskinadivane.ru/catalogue/lkm/types/laki/dlya-parketa», вы сможете, не отходя от экрана монитора, заказать лаки и краски по выгодным ценам. Более подробную информацию о ценах и акциях действующих на данный момент вы сможете найти на сайте www.kraskinadivane.ru.