Раиса Антипова, Ольга Булычёва, Павел Гудков, Владимир Смородин, Татьяна Хожаева

Цикл занятий

Продолжение. Начало читайте, пожалуйста, в № 2, 8, 10, 12–2009.

ЗАНЯТИЕ ПЯТОЕ, РАСШИРЕННОЕ

 

---

ОГЛАВЛЕНИЕ

Каталогизация. Ввод библиографических данных в Каталог изданий. Редактирование записи

Библиографическое описание

Ввод библиографических данных в электронный каталог

Систематизация и предметизация изданий

Присвоение классификационного индекса ББК

Выбор вида издания для учета в КСУ

Постановка документов на учёт

Акт поступления и суммарный учёт

Акт поступления и инвентарный учёт

Журналы

Акты списания изданий и журналы учёта выбытия

Коэффициент переоценки фондов

Формирование отчётов

КСУ библиотечного фонда

Ведомость проверки фонда

Статистический отчёт за определённый период деятельности библиотеки

Поступление и выбытие

Журнал учётных карточек

Книги в учебном процессе

КСУ библиотечного фонда школьных учебников

Инвентарная книга

Комплектование и книгообеспеченность

Оформление заказа на издания

Работа со справочником издательств и книготорговых организаций

Расчёт книгообеспеченности

---

 

 

Каталогизация.
Ввод библиографических данных в Каталог изданий.
Редактирование записи

На третьем и четвёртом занятиях (см. «Библиотека в школе», №10, 12– 2009) мы рассматривали процедуру загрузки библиографических описаний в Каталог изданий из специализированного электронного каталога для школьных библиотек, из корпоративных каталогов библиотек, из других автоматизированных библиотечных систем, а также знакомились с основными элементами Каталога изданий.

Безусловно, возможность импорта библиографических данных значительно облегчает и ускоряет процесс каталогизации в том случае, когда библиографическая запись на нужное издание уже существует в перечисленных выше источниках. Если же записи в MARC-формате найти не удалось, возникает необходимость «ручного» ввода элементов библиографического описания в каталог.

Библиографическое описание

Для того чтобы правильно ввести данные в электронный каталог, необходимо хорошо знать традиционные правила составления библиографического описания, в частности ГОСТ 7.1–2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание документа¹.

Реальность такова, что зачастую школьные библиотекари плохо знают принципы и правила описания или вообще не руководствуются данным ГОСТом при составлении библиографического описания (БО) на издания. При освоении автоматизированной каталогизации это становится камнем преткновения. Между тем знание областей библиографического описания и правил разделения этих областей значительно облегчает ввод библиографических данных в каталог, так как поля каталога соответствуют областям БО.

Напомним, что, согласно ГОСТу 7.1–2003, «библиографическая запись – элемент библиографической информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе – объекте записи, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска. Основной частью библиографической записи является библиографическое описание. Библиографическая запись может включать также заголовок, термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики), аннотацию (реферат), шифры хранения документа, справки о добавочных библиографических записях, дату завершения обработки документа, сведения служебного характера».

Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации.

В описании могут быть только обязательные элементы либо обязательные и факультативные. Обязательные области, как следует из определения, каждая библиотека обязана отражать при библиографировании, а отражение факультативных областей передаётся на усмотрение библиотеки. Вывод из этого следует только один – библиотекарь должен хорошо разбираться в том, какие области являются обязательными, а какие – факультативными.

Важно! Обязательные элементы библиографического описания – это элементы, которые обеспечивают идентификацию документа.

Обязательные области и элементы библиографического описания:

• область заглавия и сведений об ответственности;

• область издания;

• область специфических сведений;

• область выходных данных;

• область физической характеристики;

• область серии;

• область примечания;

• область стандартног о номера (или его альтернативы).

Факультативные элементы содержат библиографические сведения, дающие дополнительную информацию о документе, его содержании, читательском назначении, справочном или иллюстративном материале.

В АИБС «1С:Школьная библиотека» при последовательном заполнении необходимых и дополнительных полей для создания в электронном каталоге краткой и полной библиографической записи в соответствии с ГОСТом 7.1–2003 используются форматированные сведения (формата RUSMARC) машиночитаемой записи.

В электронном каталоге АИБС «1С:Школьная библиотека» (так же, как и в обычном традиционном каталоге) библиографическое описание документа в зависимости от полноты отображённых данных (реквизитов) может быть кратким, расширенным или полным. Заполнение всех областей и элементов библиографической записи формата RUSMARC (всего их 900) необязательно. Библиотекарь самостоятельно решает вопрос об абсолютной или относительной полноте данных, т.е. о включении различных факультативных элементов библиографического описания в электронный каталог с учётом специфики учебного заведения, состава фондов. При этом важно помнить, что от корректности и полноты библиографического описания зависят дальнейший поиск и релевантность получаемой информации.

Ввод библиографических данных в электронный каталог

Для составления библиографической записи в «Каталоге изданий» («Каталог изданий/Новый») формируется новый элемент. Для этого в форме справочника «Каталог изданий» следует нажать значок «Новая строка» – первый слева вверху формы (рис. 1).

Появляется экранная форма, в которую можно заносить обязательные элементы библиографического описания (рис. 2).

Рассмотрим порядок заполнения полей библиографического описания в электронном каталоге на примере учебника С.М.Никольского по алгебре для 7-го класса, выпущенного в Москве издательством «Просвещение» в 2007 году (285 с., имеются иллюстрации).

В традиционном виде (в формате каталожной карточки) основное библиографическое описание будет выглядеть так:

Сначала определим, какие области библиографического описания у нас имеются.

1. Есть заголовок описания – авторская строка: «Никольский С.М.».

2. Есть основное заглавие – «Алгебра» и сведения, относящиеся к заглавию: «Учебник для 7 класса общеобразовательных учреждений».

3. Есть область издания: Место издания, Издательство, Год издания: Москва, Просвещение, 2007.

4. Есть область количественных характеристик: Объём (количество страниц), размер книги.

5. Есть стандартный номер: ISBN 5-09-008859-4.

Отсутствуют специфические сведения, сведения о принадлежности данного издания к какой-нибудь серии и примечания.

Приступаем к заполнению формы каталога.

Шаг 1

На первом шаге вносятся «минимально обязательные» реквизиты библиографического описания: данные об авторе/авторах, заглавие и сведения, относящиеся к нему. В нашем случае мы вводим фамилию и инициалы автора (Никольский С.М.), заглавие (Алгебра) и сведения, относящиеся к заглавию (Учебник…). После этого элемент необходимо записать – нажать на клавишу «Записать» внизу формы (рис. 3).

При заполнении поля автора следует иметь в виду, что существует список авторов (когда-то уже введённых в каталог) – справочник «Авторы». Если фамилия автора когда-либо была занесена в каталог, то данная фамилия не вводится, а выбирается из списка. Если же в справочнике она отсутствует, то тогда создаётся новый элемент – фамилия нового (для справочника каталога) автора. На практике это происходит так: нажимаете напротив фамилии автора значок выпадающего списка , затем в списке находите фамилию автора или создаёте новый элемент, т.е. заносите фамилию нового автора (значок  ).

Заглавие и сведения, относящиеся к заглавию, вводятся вручную в соответствующем поле.

Только после записи «минимально обязательных» элементов (автора и заглавия) становится возможным заполнение остальных полей основного библиографического описания: Место издания, Издательство, Год издания, Объём (рис. 4).

Шаг 2

Продолжаем заполнение полей библиографического описания в соответствии с имеющимися параметрами областей БО и вводим: место издания, год издания, издательство, объём, размеры, ISBN (рис. 5).

Важно!

В АИБС «1С:Школьная библиотека» многие элементы (поля) записи заполняются с помощью справочников (как мы уже сделали, когда вводили автора, если его фамилия и инициалы – Никольский С.Н. – уже вводились ранее при каталогизации других книг и есть в справочнике), сюда относятся, например: место издания, издательство, вид документа, библиографический уровень, роль в сведениях об ответственности, предметные рубрики и ключевые слова. Поэтому в процессе первичного ввода данных (и последующего, в случае отсутствия элемента в справочнике) требуется постепенное заполнение следующих справочников:

• «Авторы» – содержит список авторов книг, входящих в состав электронного каталога. Редактирование справочника возможно в режиме списка и в режиме диалога.

• «Издательства» – справочник используется для ведения списка издательств.

• «Изготовители» – справочник используется для ведения списка изготовителей.

• «Серии» – справочник содержит список наименований сериальных изданий и описание серии. Редактирование справочника осуществляется как в режиме диалога, так и в формате RUSMARC.

• «Ключевые слова» – справочник хранит список ключевых слов, т.е. слов, содержащихся в тексте документа и передающих основную идею написанного. По ключевым словам возможен поиск книг.

После того как мы ввели имеющиеся библиографические данные об учебнике Никольского в поля библиографической записи электронного каталога, можно посмотреть (в формате каталожной карточки или в формате RUSMARC), как выглядит запись в каталоге (рис. 6, 7).

Если возникает необходимость исправить неточно введённые данные, дополнить данные вашей записи или записи, полученной в результате импорта из электронных каталогов, других АИБС, от издательств, можно воспользоваться опцией редактирования записи (т.е. исправления, добавления и пр.). В режим редактирования можно войти по значку («изменить, открыть»). Для редактирования конкретного описания курсор в форме каталога должен быть помещён на краткую запись нужного издания.

Процедура редактирования данных в самом формате RUSMARC (в отличие от редактирования данных библиографического описания в формате каталожной карточки) предусмотрена в опции «Главное меню/ Каталог изданий/ режим выбора строки: RUSMARC».

Необходимо иметь в виду, что редактирование данных в самом формате предполагает наличие профессиональных навыков владения форматом. Если таких навыков нет, следует использовать возможности редактирования только в формате карточки в каталоге изданий.

Итак, мы составили основное библиографическое описание издания, и при желании (или необходимости) данное описание можно дополнить факультативными элементами до расширенного или полного.

---

¹ ГОСТ 7.1–2003, который регулирует библиографическое описание документа, разработан Российской книжной палатой, Российской государственной библиотекой и Российской национальной библиотекой Министерства культуры Российской Федерации, Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело», опубликован в разных справочных изданиях. В том числе в брошюре «Библиографическое описание для каталогов и картотек : примеры и комментарии / Сост. О.П.Монахова ; консультант Г.П.Калинина. – М.: Чистые пруды, 2005. – 32 с. – (Библиотечка «Первого сентября». Серия «Библиотека в школе»; вып. 5).