Раиса Антипова

Цикл занятий

ЗАНЯТИЕ ШЕСТОЕ

Продолжение. Начало читайте, пожалуйста, в № 2, 8, 10, 12, 13–2009.

Обслуживание читателей. Выдача и возврат книг.

На предыдущем занятии мы научились создавать, импортировать и редактировать библиографические описания в электронном каталоге, поставили на учёт издания и создали основу электронного фонда библиотеки. Теперь документы, прошедшие каталогизацию и постановку на учёт, мы можем выдавать читателям.

Обслуживание читателей в АИБС «1С:Школьная библиотека» идёт по пути автоматизации традиционных процедур:

• формирования базы данных учащихся и других читателей библиотеки;

• обработки читательских запросов на издания;

• поиска и выдачи заказанных изданий;

• контроля сроков возврата;

• оформления возврата;

• оформления замены утерянных из фонда изданий;

• составления отчётов.

 

Формирование базы данных учащихся и других читателей библиотеки

Традиционно запись читателя в школьную библиотеку производится по списочному составу класса в индивидуальном порядке, а учителей, административного персонала, других сотрудников школы и родителей учеников – по паспорту. На каждого зарегистрированного читателя заводится читательский формуляр, где отображаются основные сведения о читателе и вся информация о документах, которые брал/берёт ученик/сотрудник, дата их выдачи и дата возврата.

В АИБС «1С:Школьная библиотека» процесс обслуживания читателей организован в соответствии с традиционными направлениями данной работы в школе, а вся информация о читателях хранится в справочнике «Читатели» («Справочники/ Данные по библиотеке/ Читатели»).

Напомним, что на одном из первых занятий, когда мы учились настраивать параметры (метод расстановки фонда, тип инвентарного номера, язык каталогизации), вводили данные о школе и формировали структуру школы (классы и параллели), мы уже фактически начали создавать базу читателей, регистрируя директора и сотрудников.

Справочник «Читатели» (рис. 1) может быть заполнен как ручным способом, так и с помощью импорта данных, предварительно сформированных и выгруженных из программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5».

1. Выгрузка списка пользователей из программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5»

Данные о читателях могут быть выгружены из системы администрирования образовательным учреждением «1С:ХроноГраф Школа 2.5».

Примечание: Программа «1С:ХроноГраф Школа 2.5», наряду с «1С:Школьной библиотекой» и другими программами, включена в программный комплекс «1С:Управление школой» и входит в состав пакета «Первая ПОмощь 1.0».

Для того чтобы выгрузить список пользователей из системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» в АИБС «1С:Школьная библиотека», нужно выбрать в меню системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» пункт «Регламенты/ Выгрузка цифровых объектов/ Выгрузка пользователей в формате ИПРО 2003». При этом название программного продукта, в который нужно экспортировать данные о пользователях, отображается в списке, раскрываемом с помощью кнопки в окне «Выгрузка пользователей» (рис. 2 и 3). В нашем случае нужно выбрать: название программы «Школьная библиотека» и название файла Users.xml, который потом может быть загружен в «1С:Школьную библиотеку».

Далее нужно нажать кнопку «Выгрузить», после чего начнётся процесс передачи данных. После завершения процесса передачи списка пользователей из системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» в систему «1С:Школьная библиотека» требуемый контингент пользователей будет зарегистрирован с учётом группы.

2. Загрузка персональных данных о читателе из файла импорта в формате XML

Сформированный с помощью системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» файл, содержащий сведения о пользователях, загружают в программу «1С:Школьная Библиотека», используя меню «Обмен данных/ Обработки/ Служебные/ Загрузка читателей» (рис. 4). Перед загрузкой файла необходимо выбрать группу читателей (ученики, преподаватели и пр.), куда должны загружаться данные.

Добавить данные читательских паролей и контактную информацию можно после загрузки файла в форме данных о читателе в справочнике «Читатели».

Если вы не используете программу «1С:ХроноГраф Школа 2.5.», то данные о читателях можно ввести «ручным способом» в форме справочника «Читатели».

3. Редактирование и ввод данных о читателях

Новый элемент (запись нового читателя) создаётся в справочнике «Читатели» («Справочники/ Данные по библиотеке/ Читатели»). Для этого нажимаем значок слева («Новая строка»). Появляется форма для ввода новых данных – «нового элемента» справочника (рис. 5).

В форму вносятся персональные данные о читателе: имя, фамилия, а также: серия и номер паспорта, кем выдан, место жительства, дата рождения (с согласия читателя). [Согласия требует Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти… юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации… если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Согласно закону, «персональные данные – любая информация, относящаяся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»].

Читателю присваивается пароль по которому он получает вход в систему: доступ к подбору литературы и формированию заявок на книги.

Выдача и возврат изданий

Автоматизированная книговыдача позволяет значительно повысить скорость этого процесса и сократить трудозатраты библиотекаря, особенно в случае работы в сетевом режиме. Это происходит так:

• читатели самостоятельно ищут в электронном каталоге издания, отбирают нужные и оставляют электронные заявки на литературу;

• учителя самостоятельно формируют комплекты для выдачи учебных пособий;

• библиотекарь рассматривает заявку и выдаёт заказанную литературу.

Рассмотрим взаимодействие читателей и библиотекаря в условиях двух возможных вариантов конфигурации – сетевом и локальном.

Сетевой вариант

При сетевом варианте установки программы читатель вошёл в систему под своим именем и паролем, нашёл необходимые книги, оформил заявку. Действия библиотекаря после этого заключаются в следующем:

• открыть «Журнал заявок» (главное меню «Журналы/ Журнал заявок»);

• открыть заявку для просмотра изданий, заказанных читателем (двойной щелчок по строке заявки);

• зарегистрировать выдачу (рис. 6).

Локальный вариант

При локальном варианте установки последовательность выдачи литературы выглядит следующим образом:

• открыть документ «Выдача читателю – Новый» (или справочник «Читатели/ Выбор читателя/ Выдать книги»);

• указать фамилию, имя, отчество читателя;

• получить информацию о книгах, находящихся на руках у читателя;

• при отсутствии задолженности установить флажок, определяя возможность выдачи: индивидуально или на группу;

• указать ограничение выдачи издания по времени;

• сохранить и провести «документ выдачи».

Информацию обо всех выданных читателям изданиях можно найти в «Журнале выдачи книг».

Важно!

Если библиотекарь формирует список книг для выдачи читателю сам, то для изданий, стоящих на инвентарном учёте, при записи программа попросит сначала указать количество выдаваемых экземпляров, а потом – конкретные инвентарные номера документов, выбирая их из выпадающего списка. В выпадающем списке отображаются все экземпляры конкретного издания, имеющиеся в фонде библиотеки. Если какой-либо экземпляр данного издания уже выдан читателю, то напротив соответствующего инвентарного номера будет пометка «На руках».

Если выдаются учебники (которые учитываются только в книге суммарного учёта), то при выдаче программа попросит указать только количество выдаваемых книг. При этом количество экземпляров, доступных к выдаче, библиотекарь может увидеть в каталоге: напротив каждого названия будет стоять количество экземпляров в целом (в фонде библиотеки) и количество экземпляров «на полке», т.е. доступных к выдаче.

Предварительно сформированная читателем заявка может быть дополнена другими изданиями, если возникла такая необходимость. Для этого в диалоге «Выдача книг – Новый», нужно воспользоваться кнопкой «Подбор» и выбрать издания (из «Каталога книг» или по инвентарному номеру).

Замена изданий

Если происходит потеря книги или порча по вине читателя, то ему предоставляется возможность заменить книгу. При выполнении процедуры замены в программе очень важно соблюдать следующую очерёдность действий:

Перед тем как списать издание, необходимо оформить возврат издания, указав, что издание потеряно (рис. 7). Утерянный (испорченный) экземпляр должен быть сначала списан (оформляется «Актом списания»), после чего он заменяется другим изданием. Другое издание должно быть оформлено «Актом поступления».

Для оформления замены изданий фонда в конфигурации предназначена обработка «Замена – Новый» («Документы/ Замена книг») (рис.8).

При оформлении замены указываются:

• документ выбытия (выбирается из выпадающего списка «Журнала списания книг»);

• документ поступления (выбирается из выпадающего списка «Журнала поступления книг»).

Информацию обо всех заменах можно найти в «Журнале замен изданий фонда».

Интерфейс читателя

Как мы уже сообщали ранее, АИБС «1С:Школьная библиотека» включает специализированные интерфейсы, предназначенные для разных групп пользователей и выполняющие свойственные только данным группам пользователей задачи: администратора, библиотекаря, преподавателя, читателя. В зависимости от типа пользователя, работающего в системе, ему будут предоставлены те или иные функциональные возможности.

«Читателю» доступны: поиск, отбор, заказ литературы.

При входе в программу в интерфейсе «Читатель» необходимо выбрать свою фамилию из справочника «Читатели», затем ввести пароль, присвоенный библиотекарем (рис. 9). После того, как читатель введёт свой пароль, откроется форма для простого поиска издания по различным критериям: заглавию, автору, ключевому слову, рубрике, классификационным индексам и т.д. (рис. 10).

Интерфейс читателя позволяет:

• неоднократно возвращаться к стартовым условиям поиска (кнопка «К условиям поиска») и корректировать (дополнять) список заказа (рис. 11);

• использовать встроенную в экранные формы «инструкцию» (помощника), определяющую алгоритм работы читателя.

Для формирования заявки читателю необходимо:

• отметить найденные книги двойным щелчком мыши;

• внести их в список на заявку (кнопка «В список на заявку», рис. 11);

• сформировать электронную заявку (кнопка «Заявка на получение», рис. 12).

Кроме того, читатель может сразу распечатать для себя список отобранных для заявки изданий (кнопка «Печать списка»).

Документ «Заявка» формируется автоматически из интерфейса читателя и отображается затем в «Журнале заявок» интерфейса Администратора («Журналы/ Журнал заявок») (рис. 13).

Сформированный документ заявки читателя далее использует библиотекарь для оформления выдачи книг (рис. 14).

 

 

Мысль в подарок

Всё, что теоретически возможно, обязательно будет осуществлено на практике, как бы ни были велики технические трудности

Артур Кларк