Ольга Козлова

Репортаж с места освоения. Часть 4

Продолжение. Начало читайте в № 8, 10, 12–/2009

Как мы и договаривались, в этом номере материал «чайника» идёт с отставанием. Ольга Викторовна летом осваивала сразу большой блок, но писать о нём будет постепенно. Так что читайте летний блок и сегодняшнее новое занятие специалистов «1С», осваивайте сами, а потом сверяйте с опытом «чайника». В нём, как всегда, много полезного. Но без разбора своими руками ничей чужой опыт не поможет.

Ручная набивка информации

При создании электронного каталога, т.е. на начальном этапе набивки информации заучиваем золотое правило, сформулированное Павлом Гудковым во вступительной статье к нашим публикациям:

«Чем тщательней и подробней прорабатывается описание документов (изданий) на этапе ввода информации, тем точнее будет реализован поиск».

Итак, у нас самый главный справочник и основная поисковая система – «Каталог изданий». В нём сведения обо всех изданиях, которыми располагает библиотека.

С ручного ввода библиографического описания отдельного издания и начнём создавать наш электронный каталог.

Имеется несколько путей открытия нужной страницы для создания библиографической записи. Можно войти с поля пользователем программы как «Администратор». Путь здесь к каталогу такой: находите в верхней строчке «Справочники», щёлкаете, открывается список, выбираете «сведения по книгам», от него стрелочка «на автомате» показывает «Каталог изданий», щёлкаете и видите перед собой «Каталог изданий». Можно войти с поля «Библиотекарь», тогда находите «Работу с фондом», щёлкаете, открывается список «Справочники», щёлкаете «Книги» – и вы в том же «Каталоге изданий». И с того, и с другого поля есть короткий путь: на любом поле, открывшемся после щелчка из поля пользователя «Администратор» или «Библиотекарь», вверху рассматриваете три линии значков. Самая верхняя – со словами «структура ОУ», «работа с читателями» и т.д. Вторая строка: если к значку подвести курсор, появятся слова «новый документ». Это пока не для нас. А вот самая нижняя строка после значка «1А» содержит значок «Книги», они там и изображены в стоячем виде. Нам именно туда. Видим перед собой тот же самый «Каталог изданий». Здесь следует нажать значок первый слева – «Новая строка».

Создадим первую запись. Для описания художественной книги возьмём роман Анны Гавальда «Просто вместе». Для этого в форме справочника «Каталог изданий» нажмём значок «Новая строка» (первый слева вверху). Нам открылось окно «Каталог изданий: Новый».

Первое поле, которое видим, – «Автор». В нём бьётся курсор, и рука инстинктивно начинает набивать Гавальда, однако буквы в строке не появляются. Вглядываемся в строку и видим, что в конце стоит знакомый квадратик с маленькими точечками. Щёлкаем мышью, открывается «Справочник: Авторы (Выбор)». Если бы у нас в каталоге уже был какой-либо роман этой писательницы, то мы бы отыскали её, щёлкнули на фамилии и из справочника наш автор оказался бы в описании.

Но у нас это первая запись, значит, вносим в справочник автора. На этом новом маленьком окошке во втором ряду самый первый значок, если подвести к нему курсор, покажет «новый документ». Щёлкаем мышью. Забился курсор. Вписываем нашу Гавальду А., и просится само по себе щёлкнуть мышью «закрыть». Окно закрылось, но наша Гавальда не всплыла в нашем «Каталоге изданий». Поскольку необходимо навести курсор на выделенную цветом фамилию Гавальда, два раза щёлкнуть, а затем уже закрыть. Теперь наша Гавальда А. появилась в строке «Автор».

Пропускаем пока «роль лиц, коды отношений», так как здесь нет составителя, приступаем к введению заглавия книги.

Здесь мудрить ничего не надо, и мы «вбиваем» заглавие Просто вместе. А затем заполняем следующее окно – «Сведения, относящиеся к заглавию». Набиваем: Роман: перевод с франц. Больше сведений, относящихся к заглавию, у нас нет, и мы продвигаемся в описании дальше. Других авторов и имени переводчика тоже нет.

С правой стороны у нас так называемые выходные данные. И первое – «Вид документа». Мы уже видим здесь квадратик с точками (справа) и щёлкаем это обозначение. Открываются «текстовые материалы, кроме рукописных; текстовые материалы рукописные; музыкальные; картографические; звуковые» и т.д. Наш роман – «текстовый материал, кроме рукописных». Щёлкаем эти слова и получаем их в описании. Библиографический уровень обходим стороной, поскольку у нас не монография, не сериальное издание и даже не подборка.

Сведений об издании каких-либо особенных у нас нет, и мы обращаемся к месту издания. В этой строке знакомый квадратик, щёлкаем, открылось окно «Справочник: Место издания». В левом углу сверху первый значок – «Новая строка», щёлкаете, забился курсор. По-житейски просится «вбить» слово «Москва», но тогда и в описании выйдет «Москва» полностью, а мы знаем из ГОСТа, что «Москва» сокращается до «М.», поэтому «вбиваем» М. Затем щёлкаем на этой букве один раз, она окрасилась, два раза щёлкнули, и буква вошла в основное описание. Но уже приходит понимание, что при описании другой книги, изданной в Москве, нужно будет только щёлкнуть мышью эту букву, и в описании окажется нужный город. Сокращаются ещё названия Санкт-Петербурга (СПб) [в описании старых изданий – Ленинград (Л.)], Нижнего Новгорода (Н. Новгород) и Ростова-на-Дону (Ростов н/Д), а названия остальных городов вносятся полностью.

Сложнее оказалось с заполнением окна «Издательство». Нам предлагается заполнить поочерёдно два справочника: издательств и организаций. Внести издательство «Флюид», используя «Новую строку», не получается. Квадратик с точками внизу приглашает щёлкнуть его и открыть «Справочник: Организации». Мы с недоумением (при чём здесь организации-то вообще? Это же издательство!) заполняем строки в новом окне – «Организации: Новый». Пишем название издательства в двух строках, если есть адрес, – то и адрес, жмём «ОК», закрываем, видим, что «Справочник: Организации» уже содержит наш «Флюид».

На окрашенном одним щелчком «Флюиде» щёлкаем два раза и вставляем в основное описание. Год издания, объём, т.е. количество страниц, количество иллюстраций просто «вбивается» в строки. Необходимо внести номер ISBN, он есть на каждой книжке. Желательно щелчком на слове «бумага» обозначить материал носителя.

«Доплыли» до конца заполнения этого окна. Теперь следует щёлкнуть «Записать». Если мы захотим посмотреть карточку, то увидим, что на ней не хватает индекса. Поэтому в следующем окне выбираем клавишу «индексирование», затем нашу строку – «Индексы ББК» и щёлкаем сбоку знакомый нам квадрат с точками. Откроется таблица ББК, вернее, её очень худенький остов. В дальнейшем, видимо, ББК будет представлена пополнее, а пока надо иметь под рукой новые таблицы для более сложной классификации изданий. Но сейчас для нашей книги Анны Гавальда в системе имеется отдел 84 (0) – зарубежная художественная литература. В таблицах, конечно, есть ещё и определитель страны, но мы удовлетворимся этим. Авторский знак подаётся автоматически.

Очень непростой вопрос относительно тематических рубрик и ключевых слов. Очевидно, что «Тематическая рубрика» более общее понятие, чем «Ключевое слово». И если захотеть отразить наше издание и там, и там, наверное, мы быстро разберёмся с ключевыми словами «любовь» и «Франция», но не найдём тематической рубрики типа «взаимоотношения мужчины и женщины во Франции в наше время». Надо ли её создавать – вопрос очень спорный: кто, кроме вас, потом догадается, что такую рубрику можно искать в вашем каталоге?

О классификаторе для КСУ в статье специалистов написано достаточно подробно, и мы на этом и закончим наши подсказки по созданию электронного каталога.

Отсюда мораль: чтобы профессионально создать электронный каталог школьной библиотеки, необходимо знать тонкости библиографического описания и ГОСТ сокращений или, на худой конец, иметь книжку с образцами такового описания, а также обзавестись новой редакцией «Таблиц библиотечно-библиографической классификации».

Ну и как водится, пословица на все случаи жизни: «Терпение и труд всё перетрут». Мы игнорируем современную приписку к пословице «…даже здоровье». Мы бодры и настроены на успех.