Главная страница «Первого сентября»Главная страница журнала «Библиотека в школе»Содержание №20/2009

Ольга Козлова

Репортаж с места освоения. Часть 5

Продолжение. Начало читайте в № 8, 10, 12, 18–/2009

Постановка документов на учёт

Ольга Викторовна
Козлова

председатель секции
школьных библиотек РБА,
ст. преподаватель МИОО,
Москва

Учётная документация школьной библиотеки – постоянная головная боль для библиотекарей. Необходимо отчётливое знание многих деталей и нюансов непростого дела постановки на учёт. Безусловно, библиотечная программа облегчает такой труд, однако, чтобы её освоить, придётся изрядно потрудиться. Благодаря прекрасным иллюстрациям к статьям специалистов «1С:Школьная библиотека» сделать это будет намного легче.

Итак, если мы находимся на поле библиотекаря, то начинаем входить в процесс постановки на учёт с рубрики меню «Работа с фондом», далее переходим на «Документы» и отыскиваем «Акт поступления книг».

Берём сначала для учёта художественную книгу.

Кнопка «Подбор» предоставляет возможность войти в «Каталог изданий». В папке «Художественная литература» находим «Кондратьев В. Сашка». Щёлкаем два раза фамилию автора и поочерёдно без труда заносим данные, которые от нас требует программа: по количеству экземпляров, стоимости и количеству инвентарных номеров. Все эти сведения «встают» в акт поступления. Затем щёлкаем кнопку «Записать и присвоить инв. №». Появляется окошко с вопросом «Сохранить документ?». Отвечаем «Да». Всё очень приятно. Полагаем, что умная машина со всем справится.

Лёгкость заполнения форм окрыляет, полагаем, что мы хорошо потрудились, и решаем посмотреть, где там наша книжечка в книге суммарного учёта (КСУ). С верхней строки «Работа с фондом» открываю «Отчёты», затем «Книгу суммарного учёта» и… никакой записи там не вижу. Возвращаюсь на исходную позицию, т.е. открываю «Акт поступления книг».

Из статьи специалистов уясняю, что инвентарные номера поначалу нужно вводить вручную, а уж потом можно произвести настройку на автоматическую регистрацию.

Рассматриваю внимательно окошко и вижу: «Ручной ввод (корректировка) инвентарных номеров». В окошке щёлкаем справа, и на автомате появляется птичка, т.е. мы будем вручную проставлять инвентарный номер. Затем опять «Подбор», дважды щёлкаем фамилию автора и повторяем заполнение по вопросам.

После того как ответим о сохранении документа «Да», нам предлагается ввести инвентарный номер. «ОК». Видим, что поле изменилось. Наш акт уже нумерованный сверху, и нам предлагается выбрать: «суммарная» или «инвентарная». Активизируем закладку «инвентарная», и колонка «Инв. №» окрашивается синим цветом. Щёлкаем синий цвет дважды и видим приятную табличку «Введите инвентарный номер».

Раньше у нас уже были инвентарные номера в бумажных инвентарных книгах. Сейчас мы начинаем вести учёт в автоматизированном режиме, но это не значит, что следует начинать с первых номеров. Печатаем тот номер, который идёт в книге инвентарного учёта по порядку, например 12345. Затем щёлкаем «ОК». «Сохранить документ?» – «Да». И последнее и самое значительное – программа спрашивает: «Провести документ?» – «Да». Только после этого документ «встанет» и в книгу суммарного учёта, и в инвентарную, только после этого согласия «Да». Недаром там стоит восклицательный знак в жёлтом треугольнике. Это очень важно!!! «Закрыть документ?» – «Да».

Книга суммарного учёта, напомню, открывается так: «Работа с фондом – Отчёты – Книга суммарного учёта».

Открывается окошко «Книга суммарного учёта» с указанием срока работы с книгой. И команда «Сформировать». Щёлкаем.

Перед нами «Книга суммарного учёта» со всеми данными для учёта.

Особенно приятно посмотреть инвентарную книгу. В неё попадаем так: «Работа с фондом – Отчёты – Инвентарная книга». Правда, нужно здесь также в открывшемся окошке активизировать «Сформировать». Картинка отчётливо правильная. Красота.

Очень интересно посмотреть подготовленный машиной готовый акт поступления в фонд. Для этого есть несколько способов. Предлагаю такой путь: «Работа с фондом – Документы – Журнал поступления книг». Щёлкаем дату акта и оказываемся в окне «Акт поступления». Внизу кнопка «Печать». Щёлкаем и видим готовый акт поступления с нашей книжечкой: Кондратьев В. Сашка.

Учебники учитываются по той же схеме. Разница лишь в том, что в окошке с указанием количества инвентарных номеров нужно поставить «0», ведь у нас учебники учитываются безынвентарно. И после того, как запись появилась в акте, не надо активизировать кнопку «Записать и присвоить инв. №», а нужно просто щёлкнуть «ОК», а затем согласиться на сохранение документа и на его проведение.

Следующий момент, на котором хочется остановиться, – «Поступление книг от родителей».

В жёлтой книжке, прилагаемой к программе «Руководство пользователя», очень незатейливо констатируется: «Поступление, оформленное этим документом («Поступление от родителей»), никак не влияет на состояние фонда». Нужно было бы для ясности продолжить предложение уточняющим пояснением: «по учётным документам, поскольку не отражается в книге суммарного учёта».

И в статье специалистов фирмы «1С: Школьная библиотека» обращается внимание на то, что эти учебники (это возможно только с учебниками) в КСУ не учитываются. Видимо, это положение актуально для регионов, где львиная доля учебников покупается за родительские деньги и собственностью школьной библиотеки не является. А в школе такой учёт необходим для отчётности по обеспечению учебного процесса учебными изданиями.

Списание документов из фонда сделать уже несколько проще, поскольку уже имеется навык работы, связанный с учётом поступления книг. Путь: «Работа с фондом – Документы – Акт на исключение книг из фонда». Открываем. Активизируем знакомый нам «подбор».

Здесь предлагается два варианта: «подбор из каталога книг» или «по инвентарному номеру». Легче – по инвентарному номеру (например), отыскиваем книгу Кондратьева В. «Сашка», в окне указываем инвентарный номер исключаемой книги. Все данные «встали» в акт. И здесь важно активизировать «ОК», затем следует вопрос: «Сохранить документ?» «Да». И опять очень важное окно: «Провести документ?» – «Да». Тогда он будет списан. В этом можно убедиться, если войти сначала в «Журнал списания книг», а затем – в «Книгу суммарного учёта» и посмотреть списание, а заодно уж и итоги движения фонда.

Учебники списываются по той же схеме. Только вместо инвентарных номеров после выбранного названия учебника предлагается указать (щелчком на синем фоне в графе «отм.») количество списываемых изданий. А порядок сохранения и проведения тот же.

О коэффициентах переоценки фондов

К услуге переоценки фонда можно обратиться таким образом: «Работа с фондом – Классификаторы – Коэффициенты переоценки фондов». Однако в вопросах, касающихся коэффициентов, следует быть очень осторожными. Напомню, что библиотечные работники не должны заниматься финансовыми вопросами, это дело бухгалтерий, поскольку они имеют тут все возможности – квалификационные и нормативно-регламентирующие.

В своё время я плотно занималась вопросом переоценки фондов. И могу сказать, что на начальных стадиях переоценки довольно широко применялись так называемые «вилки» коэффициентов. Региональные бухгалтерии выбирали их исходя из ситуации в регионе. Более поздние коэффициенты являлись уже вполне конкретными, но поскольку происходит постоянное наслаивание переоценок, цифры везде могут быть разными. Если всё же есть желание это сделать самим, необходимо уточнить коэффициенты по периодам непосредственно в региональной бухгалтерии.

Краткое резюме

Основываясь на собственном опыте, хочется сказать, что чем больше желания и интереса к работе с программой, тем шире горизонты освоения. Не нужно бояться с ней общаться, пусть даже это общение на начальной стадии будет являться подобием чемодана без ручки: и тащить тяжело, и бросить жалко. Но этот груз тянет нас не назад, а в освоение нового, передового. Освоение нового нас развивает и, следовательно, повышает самооценку. А это немало.