Ольга Козлова

Репортаж с места освоения. Часть 6–7

Продолжение. Начало читайте в № 8, 10, 12, 18, 20–/2009

ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЁТОВ

Для работников школьных библиотек необходимость двух книг суммарного учёта (на основной фонд и учебники) – догма.

В программе «1С» создаётся общая (нам представляется это кощунственным, наше сознание к этому не готово) виртуальная книга суммарного учёта. Нам кажется, что «смешались в кучу кони, люди…».

Но если нужна реальная книга суммарного учёта школьных учебников, – она существует автономно, в отчётах.

Итак, попробуем войти в книгу суммарного учёта и подвести какие-то итоги нашей бурной деятельности. Ведь мы уже что-то приняли в фонд и кое-что из него благополучно списали. В предыдущей статье мы приняли и списали художественные книги.

Начнём. Рубрика Работа с фондом – Отчёты – Книга суммарного учёта библиотечного фонда. Мы видим все атрибуты нашей КСУ, три их части: поступление, списание и итоги движения фонда.

Надо сказать, что библиотечная программа подвела черту под многолетней «борьбой» за главенство голой теории над практикой. А именно: машина автоматически ведёт счёт также и наименований документов, поступающих в фонд и выбывающих из него. Радетели стандартизации, которые хотели заставить школьных библиотекарей считать и наименования, и экземпляры, будут удовлетворены.

Мне казалось, что с постановкой на учёт учебников и их списанием проблем не будет, очень подробно это описано в статьях специалистов. И с формированием отчётов, казалось бы, не должно возникнуть трудностей.

Но вот один очень важный момент. Если по невнимательности или из-за торопливости при создании новой записи для учебника вы не щёлкнули по клавише Записать, вам не откроется новое окно с клавишей «Индексирование». Если же вы не забыли это сделать и такое окно открылось, щёлкните эту клавишу . Увидите внизу слева в Классификаторе для КСУ появившиеся варианты, выбираете Учебная школьная. Не проделав этого, вы не получите отчёта в книге суммарного учёта учебников.

Проверено на опыте.

Вопроса формирования ведомости проверки фонда не буду касаться. В тексте у специалистов всё понятно, и здесь нет никаких осложнений.

Статистический отчёт за определённый период деятельности сразу получить не удалось. Казалось бы, нажми «Сформировать», и вот оно на ладошке, как на картинке в публикации специалистов. Однако «Сведения о читателях» отразились нормально, а вот сведения о книжном фонде представились нулями. Забавно, что в демоверсии то же самое: сведения о читателях есть, а по фонду – нет. Методом «тыка» в демоверсии я изменила дату периода на «1.09.09», т.е. сократила период, и вот тогда у меня получились вполне убедительные цифры. Окрылённая успехом, пыталась получить отчёт уже своей библиотеки. Однако никакие перемены в датах, в наименовании каталога не привели к нужному результату.

Специалисты на линии консультаций посоветовали мне пройти всю цепочку действий с самого начала. Внимательно. Нигде и ничего не пропустить. Учебник описала, на карточку полюбовалась, индексирование не забыла, акт о поступлении составила. Проверила, имеется ли запись в журнале поступления книг, и заглянула в книгу суммарного учёта школьных учебников. Везде мои учебники значились «в живых». Хочу получить статистический отчёт за месяц: картинка не изменилась – нули. Данные по читателям есть, данных по фонду нет. Затем провела одну художественную книгу и, о чудо, в строке «Количество экз. на …2009 года» показалось количество принятых экземпляров этой книги. Почему же не отражаются учебники? Раз за разом, с маниакальным упорством я отбирала учебники, проводила их по актам и отслеживала их прохождение.

И вот, в рубрике «Поступление и выбытие» в поле Поступление в фонд за период напротив графы Учебная школьная, чисто интуитивно щелчком, была вызвана к жизни галочка, и случилось это долго ожидаемое чудо. Статистический отчёт получился. Может быть, получится и у вас. Но полной уверенности в немедленном успехе нет.

С журналом учётных карточек осложнений никаких не было. Посему на нём не останавливаюсь.

Отчёт «Книги в учебном процессе» получился далеко не сразу. Чтобы получить этот отчёт, нужно вначале хорошо потрудиться над созданием предметных групп. В моём случае в опции сверху Структура образовательного учреждения отыскалась рубрика Предметы и учебники. В окне Справочник: Предметы пытаюсь указать название предмета «Русский язык». Слева открытую папочку Предметы вижу, понимаю, что справа в синюю строку я должна впечатать «Русский язык». Привычным двойным щелчком синий цвет не убирается. Обращаю взор на спасительный значок Новая строка, но он обозначен предательски тускло – понимаю, что не работает. Иду курсором вдоль линии пиктограмм: некоторые тоже тусклы, но кое-какие действуют. Останавливаюсь на пиктограмме в виде пирамидки (правда, понять что это пирамидка, без привычки трудно): сверху жёлтые шарики, снизу – голубые. Высвечивается текст «Установка (отключение) режима вывода списка по группам». Предметы – это группа. Щёлкаю по пиктограмме. И с облегчением вижу оживший знак Новая строка. Ну а дальше иду по уже накатанной дороге: код предмета обучения выскакивает автоматически, наименования предметов впечатываю в длинную строку.

Маленькое напоминание: чтобы выскакивал код и строка была с курсором, необходимо щёлкать по крайней слева клетке в таблице.

Теперь мы готовы работать с отчётом Книги в учебном процессе. Открываем. В левом окошке нужно обозначить предмет. Из набора пиктограмм в середине поля выбираем самую первую слева Добавить один элемент в список. Из списка выбираем «Русский язык», двойной щелчок – и предмет встаёт в список. В правом окне также щелчком по пиктограмме Добавить один элемент в список открываем наш электронный каталог. Отыскиваем все имеющиеся у нас учебники или пособия по русскому языку. Получаем список, где наглядно представлены и автор, и количество экземпляров в фонде, и сколько выдано, и сколько доступно.

Проблема может возникнуть при поиске справочника Уроки, который изображён на картинке в статье специалистов. В моём случае он находится в Структуре образовательного учреждения – Тематические уроки – Справочник: Уроки и требует кропотливого заполнения.

С отчётными формами по КСУ учебников и инвентарной книги сложностей не будет, если необходимые сведения были внесены и проведены по учётным документам.

О работе со справочником издательств и книготорговых организаций мы рассказывали ранее и очень подробно («БШ» № 18/2009).

Книгообеспеченность по отдельному предмету программа покажет в окне Книгообеспеченность школы. Необходимо только выбрать предмет и параллель.

ОБСЛУЖИВАНИЕ ЧИТАТЕЛЕЙ

Консультация специалистов по обслуживанию читателей начинается с того, что нам предлагают экспортировать данные о пользователях из системы администрирования образовательным учреждением «1С:ХроноГраф Школа 2.5». Здесь подразумевается возможность получения данных об учащихся по классам от администрации школы с помощью этой же системы. У меня – коробочный вариант программы. Начинаю выполнять эту работу «ручным способом» в форме Справочник читателей. Такой справочник находится в самом низу рубрикатора Работа с читателями. (У меня, во всяком случае, так.)

Особых трудностей, связанных с заполнением поля, нет. Читателю был присвоен трёхзначный пароль. От его лица пытаюсь войти в электронный каталог: указываю фамилию и набираю пароль. Получаю: «Вы ввели неверный пароль». Трудно сказать, каким образом перед цифрами набранного пароля проскочила точка, но это – лишний знак, поэтому вход и был закрыт. Вообще, конечно, если фамилии читателей содержат до десяти знаков, удобно в качестве пароля использовать фамилию, а можно брать и сокращённый вариант длинной фамилии (хотя могут возникнуть проблемы с однофамильцами). Зато уж свою-то фамилию ученик не забудет и спокойно войдёт в систему, не дёргая библиотекаря просьбой напомнить, что нужно вводить. Конечно, читатель-ученик вначале немного растеряется от количества параметров, которые ему надо представить (путём подбора или просто набрать). Здесь-то и начинает библиотекарь работу по формированию простейшей информационной грамотности, разъясняет и показывает. Несколько неудачно, на наш взгляд, – далековато – отнесена кнопка Искать. Ученик скорее всего щёлкнет кнопку Список отобранных книг, находящуюся в центре, и не получит никакого списка, поскольку он не заставил машину поискать издания. На следующем поле ученику предписывают действия достаточно ясным языком, и здесь не должно быть осложнений. Он отберёт книги, и машина составит необходимый список.

Выдача и возврат изданий в статье специалистов описаны достаточно подробно, и здесь затруднений никаких не возникло.

Необходимо отметить, что картинки (изображения того, что мы должны получить на экране) в тексте специалистов помогают ориентироваться не только в «оконных пространствах», но и в содержательной части, а это немаловажно в условиях нашего глубокого и непростого «чайникового» блуждания по программе. Потому на картинки нужно смотреть очень внимательно.