Ольга Козлова

Репортаж с места освоения. Заключительный

Окончание. Начало читайте, пожалуйста, в №№ 8, 10, 12, 18, 20, 22–2009.

В ПРЕДЫДУЩЕЙ статье я уверенно написала, что с выдачей изданий и их возвратом нет никаких сложностей, и я на этом не останавливалась.

Однако сложности у многих появились. Значит, пойдём пошагово, поскольку выдача и возврат относятся к важнейшим функциям библиотеки. Итак, работаем в поле «Библиотекарь»: Работа с читателями – Выдача книг. Открывается окно Выдача книг: Новый. В строке читатель нам предлагается выбрать из списка фамилию. В открывшемся списке читателей выбираем фамилию, щёлкаем на этой строке, и фамилия встаёт в окно выдачи книг. Заполняем количество дней выдачи.

Щёлкаем по клавише Подбор книг и выбираем из каталога необходимые издания. При этом не забываем посматривать на их количество в фонде: возможно, кое-что было в одном экземпляре и уже выдано. Попробовала выдать два экземпляра книги Сименона, машина услужливо мне подсказывает, что остался только один экземпляр.

Если при обучении книга была внесена в каталог, но не отражена в учётных документах, т.е. не сохранена и не проведена, программа ответит, что «выбранного издания нет в наличии». Итак, список для выдачи готов. Щёлкаем «ОК». Появляются знакомые вопросы: сохранить и провести? Поочерёдно соглашаемся и закрываем. Следует проверить, записаны ли эти книги за читателем. Отыскиваем Журнал выдачи книг и видим, что наша выдача состоялась, поскольку указано и число, и фамилия, и даже время выдачи. Здесь же, щёлкнув фамилию читателя, мы можем вернуться в поле «Выдача книг» и убедиться, что записаны действительно все издания. Но как позже выяснилось (см. ниже), эта идиллическая картинка – не надолго.

Возврат книг в статье специалистов совсем не освещён. Но именно здесь и возникли трудности.

Чтобы списать издания с читателя, входим в Возврат книг: Новый, выбираем фамилию. Далее следует щелчок по клавише Заполнить, и в окне появляются все издания, какие есть на руках у читателя.

Здесь есть два пути списания: 1) окрасить и, используя клавишу «Del» на клавиатуре, просто убрать; 2) работать с клавишей «Подбор».

Выбрала второй способ работы, как более трудоёмкий.

В появившемся окне Справочник: Книги на руках двойным щелчком отмечаем сданные в библиотеку книги, соглашаемся сохранить и провести. И закрываем. Открывается окно Возврат книг: Новый, где содержится список сданных книг. Проверяем, обратившись к Журналу возврата книг. Здесь и номер сдачи, и дата, и точное время.

Казалось бы, всё понятно. Однако, заглянув в формуляр читателя, у которого были списаны книги, к своему удивлению обнаружила, что они фигурируют как оставшиеся на его руках. В чём дело? Самостоятельные поиски причины ни к чему не привели.

Попыталась списать издания первым способом. Программа отказывалась это сделать, выбрасывая табличку «Не указано количество экземпляров». Я указала, но программа начала гонять меня по кругу.

Однако не успела я углубиться в операции по выдаче и возврату, как получаю письмецо по электронной почте следующего содержания:

«С 1 сентября этого года начала обслуживать читателей библиотеки через программу “1С:Школьная библиотека”. До сегодняшнего дня всё шло хорошо. Но сегодня посреди перемены программа «отказалась» выдавать книги: пишет «не уникальный». Проверила несколько раз: все книги с такими номерами есть, находятся на полках. С возвратом всё в порядке, а вот с выдачей… В журнале выдачи книг шли десятизначные номера (последний 0000001077), но неделю назад почему-то пошли двузначные (27 и так далее). Когда дело дошло до трёхзначного номера, т.е. до 100 (кстати, стоит не 100, а 10), – вот здесь выдача и прекратилась.

Видимо, здесь загвоздка. Помогите, пожалуйста! Только объясняйте, пожалуйста, как для “чайника”».

Чтобы объяснить, надо знать. Я не знаю. А человеку помочь хочется. Звоню на горячую линию «1С:Школьная библиотека», зачитываю «крик души» библиотекаря, конспектирую ответ знающего человека, разбираюсь сама и отписываю неизвестной мученице следующее.

«Возможно, дело в том, что программа по каким-либо причинам не в состоянии правильно создать номер нового документа. Посмотрите в журнале выдачи книг нумерацию документов и какой номер программа «пытается» присвоить новому документу. Если он совпадает с номером одного из старых, будет сообщение «Номер не уникальный». В этом случае можно установить номер вручную, так что нумерация документов будет продолжена. В номерах документов следует использовать только цифры в их окончаниях, остерегаться случайного попадания любых несанкционированных знаков (точек, запятых, тире)».

Очень скоро получила ответ: «Ваш совет помог. Но устанавливать вручную номер документа выдачи каждый раз – это нереально. Нужно его как-то закрепить и чтоб нумерация автоматически продолжалась. Как это сделать?» Знающие люди утверждают, что программа должна автоматически продолжить налаженный отсчёт номеров.

Но как впоследствии я узнала при консультации по горячей линии, именно в операциях по выдаче и возврату книги происходят различные неурядицы. Было предложено посмотреть в верхней строке в опции «Помощь», какая у меня редакция программы. В четвёртой строке я нашла слово «редакция», и оказалось, что редакция у меня имеет номер 5.02. Она – устаревшая, даже версия 5.03 сбивается на этих операциях, нужна версия 5.04. За обновлением следует обратиться в фирму «1С».

Но народ у нас пытливый и находчивый, выкручивается как может. По такому случаю, даже не лишне, на мой взгляд, назвать имя и фамилию, чтобы знать героев. Нина Ларионова после долгих поисков и трудов написала в электронном письмеце:

«Делюсь опытом, если у кого случится такое же. (То есть чтобы автоматически программа проставляла номера в журналах. – О.К. )

Удалила все записи в журналах выдачи и возврата книг, где произошёл сбой, предварительно переписав всё, что выдано и сдано, кому и когда. Тогда нумерация пошла автоматически. Затем ввела всё, что удалила, обратно».

О замене утерянных книг в статье специалистов написано достаточно подробно. Необходимо сначала составить акты на выбытие и на прибытие и запомнить их номера. Ведь потом нужно будет работать с Журналом замены книг. В этом первом открывшемся окне важно не забыть щёлкнуть значок вверху Новая строка, который откроет окно Замена: Новый. Вот здесь-то и понадобятся номера документов выбытия и поступления.

Структура этого окна нам близка, поскольку напоминает нашу «Тетрадь учёта замены утерянных изданий»: фамилия читателя (подбор), акты выбытия и поступления (подбор), автоматически «встанут» книги этих актов, количество и сумма. После сохранения и проведения данные окажутся в Журнале замены книг.

Ещё один вопрос по учёту был задан мне по телефону:

Имеют ли листы инвентарной книги, созданные с помощью библиотечной программы, ту же значимость, что и рукописная инвентарная книга. Если да, где об этом написано?

Отвечаю:

Об этом отчётливо написано в инструкции по учёту библиотечного фонда, которая является нормативным документом согласно приказу Министерства образования Российской Федерации от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учёте библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений».

В инструкции имеется следующий пункт:

«2.4. Учётная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу. На равных правах используются бланки учётных документов, изготовленные полиграфическими способами, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учёта фонда в конкретной библиотеке».

Вместо заключения

Из публикаций специалистов вы уже поняли, что в библиотечной программе «1С:Школьная библиотека» имеется великое множество различных возможностей для облегчения жизни библиотекаря.

Понятно также, что это облегчение наступит только тогда, когда с программой работник будет «на ты и за руку», а все операции станут выполняться как при управлении автомобилем – на автомате. Осмелюсь даже сравнить работу с программой обучению иностранному языку: немного позволил себе расслабиться, отойти, отдохнуть, и вот вам результат – с трудом «вписываешься» в уже, казалось бы, хорошо освоенные операции.

«Плотность» работы с программой обусловливает её уверенное освоение.

Заканчиваю свои репортажи по освоению программы, хотя ещё многое осталось «за кадром». Полагаю, что удалось через практические конкретные шаги помочь желающим проникнуться установками и основными условностями в работе с ней, обнаружить некоторые слабые места.

Скажу откровенно, мне было интересно. Местами головоломно, но интересно. Получила представление о программе, явившееся для меня новым знанием, которое, правда, пока недостаточно подкреплено умением. Но, как любят говорить пенсионеры, какие наши годы!