Наталья Дзюба, Анастасия Кобзаренко

ЗНАЧИМЫМ элементом системы каталогов и картотек каждой библиотеки является электронный каталог.

Формирование электронного каталога (ЭК) Национальная библиотека Украины для детей (НБУ для детей) начала в 1993 г. Сегодня ЭК стал наиболее полным источником информации, включающим библиографические записи (более 200 тысяч) для всех видов документов библиотечного фонда на различных носителях. На основе электронного каталога выполняется 99% запросов читателей и значительная часть виртуальных справок пользователей. На 1 января 2008 г. в библиотеке обработано 65,5% книжного фонда.

Электронный каталог ведётся на основе системы «МАРК–SQL», позволяющей автоматизировать все процессы библиотечного обслуживания – от комплектования литературы до книговыдачи и библиотечной статистики.

В ходе создания ЭК возникла необходимость существенной модификации процессов каталогизации, особенно это коснулось средств лингвистического обеспечения. Большое внимание уделяется гармонизации коммуникативного формата (в нашем случае это MARC21) и действующих государственных стандартов. Постоянно изучаются новые издания классификационных систем ББК и УДК, осуществляется их адаптация применительно к региональным особенностям и потребностям читательской аудитории; поддерживаются и обновляются фиксированные словари ключевых слов и предметных рубрик. Это позволяет обеспечить многоаспектный поиск документов по темам и классификационным индексам – в дополнение к возможности поиска по любому элементу библиографической записи.

Электронный каталог библиотеки сочетает функции читательского и служебного каталогов. Он служит для комплектования и докомплектования фонда, справочно-библиографического обслуживания, библиографического информирования. На основе ЭК осуществляется контроль движения библиотечного фонда, его статистический и качественный анализ. Внедрение автоматизированной технологии обработки документов облегчает процессы формирования инвентарной и суммарной книг, ускоряет получение развёрнутых отчётов по учёту документов, способствует выявлению лакун в фонде, помогает анализировать востребованность документов. С помощью ЭК легко формируются акты на исключение документов из фонда, осуществляется его инвентаризация.

Внедрение модуля «Периодика» позволяет быстро отслеживать поступление изданий как по каждому из названий, так и за определённый период. База данных «Периодика» у нас является одновременно и регистрационной картотекой периодических изданий. Библиографическая запись для отдельного номера журнала или газеты является частью трёхуровневого описания: описание издания в целом, описание отдельного номера, аналитическое описание. Эта запись (библиографическая информация и учётные данные) в дальнейшем используется и в процессе книговыдачи.

С развитием автоматизированной информационно-библиотечной системы электронный каталог стал не только информационным ресурсом, раскрывающим фонд библиотеки, но и ключевым звеном всей технологической цепочки в режиме замкнутого цикла автоматизации библиотеки. На основе ЭК сейчас базируются практически все наиболее значимые технологические процессы: распределение документов по структурным подразделениям, заказ литературы (в том числе и в режиме удалённого доступа), книговыдача, статистика.

Важной частью информационной системы библиотеки стала база данных читателей. С января 2008 г. в библиотеке был создан сектор регистрации читателей, где создаются электронные формуляры, содержащие персональные данные и фотографию читателя, информацию о его интересах и увлечениях. В библиотеке ведётся дифференцированное обслуживание читателей, поэтому в электронном формуляре отмечаются доступные читателю пункты книговыдачи, где его обслуживают в соответствии с его возрастными особенностями.

Сегодня весь фонд структурных подразделений представлен в электронном каталоге, поэтому с начала 2008 г. мы смогли запустить процесс книговыдачи в автоматизированном режиме. Для выдачи документов после обязательной регистрации читателя достаточно ввести инвентарный номер или штрихкод экземпляра, и вся информация о документе будет автоматически занесена в электронный формуляр читателя. Если запись на документ отсутствует в ЭК, она легко вводится сотрудниками отделов обслуживания в режиме экспресс-каталогизации. После возвращения документа запись, созданная в режиме экспресс-каталогизации, дополняется сотрудниками отдела обработки документов всеми необходимыми сведениями. Таким образом, электронный каталог пополняется информацией о всех востребованных изданиях прошлых лет, не прошедших ретрокаталогизацию.

Электронный каталог нашей библиотеки состоит из нескольких баз данных: книги, статьи, периодика, аудиовизуальные документы. (Причём ведётся одна общая база читателей.) Это позволяет выдавать документы читателям, используя соответствующую библиографическую базу данных. Рабочие станции каждого пункта выдачи закреплены за своим структурным подразделением, что позволяет выдавать и принимать документы в соответствии с их местонахождением и категориями обслуживаемых читателей. Таким образом, сотрудники одного отдела обслуживания не могут выдать или принять документы, закреплённые за другим подразделением. При этом система, в случае необходимости, позволяет просмотреть (но не выдать и снять) все документы, которые были выданы читателю независимо от пункта книговыдачи, и получить список выданных документов по всем базам данных.

Все записи в электронном каталоге состоят из двух частей: 1) блок библиографической информации и определения тематики документа и 2) блок учётной информации. Учётная запись даёт максимально полную и точную информацию о каждой единице хранения: инвентарном номере, штрихкоде документа, местонахождении экземпляра в соответствующих структурных подразделениях. Документы, подлежащие безынвентарному учёту, в учётной записи содержат информацию о местонахождении, количестве экземпляров и штрихкодах. Эти сведения помогают идентифицировать документ в процессе книговыдачи. Сигла хранения экземпляра, позволяющая определить его местонахождение, связана со структурой библиотеки – пунктами выдачи, где обслуживаются пользователи.

Выполняя библиографический запрос, пользователи сразу видят местонахождение каждого экземпляра документа в библиотеке и могут определить, доступен ли он, что позволяет читателю выбрать удобный для него пункт книговыдачи. В случае отсутствия документа в отделах обслуживания заказ автоматически перенаправляется в отдел хранения. Время, затраченное на доставку документа из хранилища, в среднем составляет 10–15 минут. Технология книговыдачи настроена таким образом, что в подсистеме «Заказ» фиксируется статус документа на всех этапах его движения: «Заказ в хранилище», «Отправлено на бронеполку», «На руках», «Книга возвращена», «Отправлено в хранилище». Это позволяет в любой момент определить местонахождение документа, проконтролировать возврат документов в книгохранилище, забронировать необходимый документ. Следует отметить, что последний экземпляр закреплённого за книгохранилищем документа выдаётся лишь на пунктах выдачи, имеющих статус читального зала.

С сентября 2008 г. в НБУ для детей введена система штрихкодирования, значительно упростившая процесс книговыдачи. Штрихкодированию подлежат все документы библиотечного фонда. На штрихкодовой этикетке указываются сокращённое название библиотеки и цифровой штрихкод, включающий в себя уникальный номер экземпляра и префикс, характеризующий вид документов (книги и брошюры, периодические издания, аудиовизуальные документы, картографические издания). На каждой рабочей станции отделов обслуживания установлены сканеры считывания штрихкода, позволяющие мгновенно занести информацию о выдаваемом документе в читательский формуляр.

На основе ЭК формируются и необходимые статистические отчёты обслуживания читателей, поэтому обязательными элементами библиографической записи у нас являются поля, идентифицирующие вид документа, язык документа, индекс ББК, читательское назначение (возрастную категорию). На основе этих данных формируются отчёты книговыдачи по языкам, видам документов (книги, периодические издания, аудиовизуальные документы и электронные издания), отраслям знаний. Учитывая требования государственной статистики, в библиотеке были доработаны отчёты, позволяющие получать эти же статистические данные с распределением по возрастным категориям.

Благодаря развитой системе отчётов, представленных в комплекте программного обеспечения, а также доработанных в библиотеке, можно получить информацию о книгах, которые были заказаны, выданы или возвращены читателями за любой период; уточнить библиографическую информацию о документе; сформировать журнал пользования литературой; проанализировать статистику спроса на издание с учётом местонахождения экземпляров документа. С помощью отчётов можно легко узнать, у кого из читателей находится определённый документ и когда можно ожидать его возврата; сформировать списки должников.

АИБС «МАРК–SQL», внедрённая в библиотеке, позволяет аккумулировать в ЭК и полнотекстовые электронные ресурсы, прикреплённые к библиографическим записям. Найдя нужный документ в каталоге, через режим «Макрообъекты» читатели библиотеки имеют возможность ознакомиться с полными текстами книг и статей, просмотреть графические объекты, прослушать музыкальные записи.

С 2000 г. электронный каталог библиотеки стал доступным пользователям и в Интернете. Сегодня удалённые пользователи могут не только узнать о наличии документа в фонде, но и сделать предварительный заказ на необходимое издание. Библиотекари детских библиотек имеют возможность заимствовать библиографические записи для пополнения собственных ЭК.

На всех этапах внедрения автоматизированных процессов мы чётко осознавали, что электронный каталог является не просто частью справочно-библиографического аппарата. Он – основа единой целостной системы автоматизации библиотеки, поскольку объединил все процессы основных библиотечных циклов: «Путь книги», «Путь справки» и «Путь читателя».